12 maneras con las que los gestores de eventos consiguen nuevos clientes

Cuando piensas en tu negocio de organización de eventos o fotografía de eventos, ¿cómo lo imaginas? Tal vez prefieras desarrollar relaciones con otros organizadores de eventos y contar con ellos para promover tu negocio como parte de su oferta de servicios. Sabes que eso puede funcionar, pero quizás te gustaría tener un poco más de control sobre cómo se presentan tus servicios. Una forma de hacerlo es ir directamente al cliente. Para conseguir eso, puedes replicar la fórmula de adquisición de clientes de los organizadores de eventos.

12 maneras en que los organizadores de eventos consiguen nuevos clientes. Hay doce métodos de alto nivel que los organizadores de eventos utilizan para conseguir clientes:

1. Reserva cierto tiempo cada semana para el marketing
2. Define un enfoque claro dentro de tu nicho
3. Crea un sitio web de empresa… y crea un blog
4. Pide a tus amigos y familiares referencias.
5. Empieza con la gente que conoces
6. Publicidad en redes sociales
7. Ofrece escribir como invitado en los sitios web de otros organizadores de eventos
8. Participa en actividades de tu cámara de comercio local
9. Solicita a los clientes satisfechos testimonios y revisiones
10. Crea relaciones duraderas con clientes anteriores
11. Participa con un stand en conferencias y ferias
12. Ponente o conferenciante

Los conceptos generales ayudan a tener una imagen de conjunto, pero este artículo te proporcionará más detalles sobre cada uno de estos métodos.

Cómo conseguir clientes

De manera conceptual, conseguir clientes es fácil. En la práctica, sin embargo, requiere:

• Proactividad. Debes estar dispuesto a exponerte a ti mismo fuera de tu espacio de confort. Incluso los profesionales expertos experimentan lo que se conoce como el “síndrome del impostor”. Es cuando tu cerebro trata de decirte que no estás listo todavía, que hay personas mucho más hábiles que tú. Necesitas recordar que tienes las habilidades y la competencia suficiente para realizar la labor muy bien.
  
  
• Consistencia. Tu mensaje se debe enviar de manera consistente. Crea una presentación breve que puedas explicar con confianza y sin tener que pensarlo dos veces. Cuando te pregunten qué puedes hacer por un cliente, ¿preferirías decir: “Puedo tomar grandes fotos para usted”? ¿O sería más efectivo con algo como: “Le proporciono las herramientas para atraer nuevos clientes y aumentar la moral de los empleados.”?


• Resiliencia. Atraer nuevos clientes lleva tiempo. Sería maravilloso si cada vez que te acercas a un potencial cliente, te rogaran que les ayudes. Desafortunadamente, eso no sucederá. No todo el mundo quiere o necesita los servicios profesionales que puedes ofrecer, pero hay suficientes personas que sí que los necesitan, y tú los vas a encontrar.


• Seguimiento. Cuando le digas a alguien que le harás un seguimiento en tres días, o la semana que viene, hazlo. Es una prueba de tu profesionalidad y de cumplimiento con los plazos.

Reservar un tiempo semanalmente para el marketing

Como te está preparando para generar nuevos clientes, lo primero que debes hacer es comprometerte en un tiempo específico reservado para la comercialización.

Es fácil estar tentado cambiar ese tiempo ppor otras razones…

• De repente surge la necesidad de hacer algo urgente
• Tus hijos tienen un partido o tienes que acompañarlos
• Tienes que ir a la tienda o al supermercado
• Necesitas ordenar el correo
• Necesitas limpiar el baño
• Prefieres evitar la tarea por completo

Cultiva y cuida este tiempo reservado. No la regales. Si necesitas moverlo porque tu familia necesita ser una prioridad, entonces muévelo a otra hora o día, dentro de la misma semana. Pero asegúrate de mantener esta cita contigo mismo. Las citas que hagas contigo mismo son tan importantes como las que hagas con los clientes.

Tus esfuerzos de marketing son críticos para llevar tu negocio al lugar que quieres que esté. Después de todo, así es como se consiguen clientes.

Antes de que puedas acercarte a los clientes de manera efectiva, sin embargo, necesitas saber a quién quieres dirigirte.

Define claramente tu enfoque dentro de tu nicho

Si acabas de empezar tu negocio, tienes muchas cosas dando vueltas en tu cabeza. Lo mejor que puedes hacer por ti mismo es:

• Siéntate con un papel y un bolígrafo, tal vez en tu cafetería o en tu silla favorita.
• Escribe todo lo que te venga a la mente. No intentes organizarlo, sólo captura todo. Cuando no tengas nada más que te surja y sientas que has cubierto todas las áreas que has estado pensando, revisa tu lista y busca temas comunes.
• Clasifica los temas. Probablemente tienes muchas cosas en tu lista que no tienen nada que ver con conseguir clientes pero sí con otros aspectos de tu negocio. Sabes que tienes que tratar con ellos, y los tienes anotados para que no los olvides. Ahora, pon los elementos no relacionados con los clientes a un lado por ahora
• Examina lo que hay en tu lista sobre conseguir clientes. ¿Ves algún tema consistente?

Al mirar tu lista de clientes, imagina un día, o una semana, en la vida de tu negocio. ¿En qué tipo de eventos te ves más especializado?

• Cumpleaños familiares/aniversarios
• Eventos organizados por pequeños negocios
• Eventos organizados por medianas empresas
• Eventos de grandes empresas
• Bodas y comuniones
• Otros eventos comunitarios
• Eventos sociales
• Deportivos
• Conciertos

Aclarar el tipo de eventos que quieres realizar te permitirá definir claramente tu propósito como negocio.

También te ayudará a saber exactamente quién es y entender a tu cliente, definir su perfil:

• Grupo de edad general
• Género
• Nivel socioeconómico
• Calendario de sus actividades
• Preferencia de estilo de evento (casual, formal, temático)

Por supuesto que tendrás clientes que no se alinean exactamente con la imagen que has creado de ellos, pero tener una idea clara de quién es tu cliente objetivo te ayuda a afinar tus esfuerzos de marketing.

Crear un sitio web… y crea un Blog

Crear una página web no tiene por qué ser tan intimidador como puede sonar.

Hay lugares que tienen plantillas que puedes usar para crear un sitio web impresionante, como:

• GoDaddy
• Hostinger
• Wix
• WordPress

Para los más tecnológicos, y si deseas crear tu propio diseño web, puedes descargar el diseñador web de Google. El Diseñador Web de Google es una aplicación web avanzada que te permite diseñar y construir anuncios HTML5 y otros contenidos web utilizando una interfaz visual y de código integrada. Descargar Diseñador Web.

Ahora que has decidido cómo vas a crear tu nuevo sitio web, aquí hay algunos aspectos básicos que debes incluir en él:

• Quién eres y quién es tu cliente objetivo.
• Donde estás localizado y/o la región y localidades donde estás disponible (ciudad/estado/condado)
• Cómo se beneficiarán tus clientes de tus servicios
• Como tus clientes pueden contactarte
• Servicios que proporcionas
• Un blog en el que se proporcionen consejos semanales, ideas, experiencias, etc…
• Testimonios de clientes

Una vez que tengas el diseño de tu sitio web finalizado, crea tarjetas de visita adaptadas a él. Asíproporcionarás una visión coherente en todos tus materiales de marketing. Proporciona a los clientes una sensación de comodidad y profesionalidad.

Pide a los amigos y familiares referencias

La mayoría de tus amigos y familiares no se sentirán “usados”, y estarán emocionados por ti y por ayudarte a tener éxito.

Invita a un grupo de gente conocida a comer/cenar o a tomar algo. Comparte lo que estás haciendo con tu negocio y pregúnteles su opinión.

• Hablales sobre tu negocio
• Dale a la gente tu tarjeta de visita cuando se presente la oportunidad

Si alguien no se siente cómodo ayudándote, hazle saber que lo entiendes y que no hay problema. Te sorprenderá saber cuantas de esas personas terminarán refiriéndote potenciales clientes de todos modos.

Empieza con la gente que conoces

Una de las mejores maneras de empezar a generar capital conversacional para tu negocio es pedir ayuda a todos los que conoces. Estos podrían ser:

• Compañeros de trabajo actuales o antiguos…
• Antiguos profesores…
• Propietarios de tiendas locales
• Vecinos…
• Gente de tu peña, de tu club, o gimnasio.
• Vendedores que conozcas

¿Recuerdas cómo empezamos a hablar de tu necesidad de ser valiente?

El marketing puede resultar incómodo, sobre todo si eres algo introvertido.

Saca tu lista de contactos y envía un correo electrónico a todos y cada uno de los que conoces. Conoces a más gente de la que crees conocer.

Hágales saber que has comenzado un nuevo negocio, o que estás llevando tu negocio al siguiente nivel:

• Me gustaría poneros al día en lo que estoy haciendo (cuenta tu historia)
• Valora su feedback sobre tu sitio web (dales tu dirección web)
• Aprecia cualquier potencial cliente que te pudieran enviar
• Muestra lo encantado que estarías de mantener el contacto y si hay algo en lo que puedas ayudar

También debes darte a conocer entre los negocios que frecuentes. Ya que vas allí a menudo, es probable que te conozcan.

Publicaciones en redes sociales

Hay varias plataformas de redes sociales que puedes usar:

• Facebook
• Instagram
• LinkedIn
• Pinterest
• Twitter

Hay tantas plataformas diferentes en los que puedes mostrar tus servicios que para ser eficaz debes:

• Para empezar, elige un medio que te comprometas a aprender y trabajar con él.
• Crea una página de empresa para ese sitio de redes sociales y llévalo a tu sitio web. (Eventualmente, crearás páginas de empresa y publicarás en cada uno de estos sitios.)
• Poner una foto o una actualización de empresa tres días a la semana como mínimo.
  Consejo extra: Puedes usar partes del contenido de tu blog para esto. Con ello proporcionarás continuidad y eficiencia en el tiempo.
• Crear anuncios patrocinados. Podrás definir el perfil de usuario al que quieres que lleguen tu inversión en publicidad. Estos anuncios de redes sociales han demostrado ser muy efectivos cuando se hacen correctamente.

Ofrece escribir como invitado en los sitios web de otros organizadores de eventos

Otra forma de conseguir crear un nombre y una reputación frente a clientes potenciales es ofrecerte a escribir un post de invitado para algunos organizadores de eventos en tu área.

Algunos estarán encantados de tener más contenidos para su calendario de publicaciones en redes sociales, otros en cambio no estarán abiertos a la participación externa.

Usualmente cuando posteas para alguien, te pedirán que des tu opinión sobre un tema en particular. Querrás hacer lo mismo para cualquiera que permitas que publique en tu sitio. Fíjate que decimos permitir. Ya que solo porque alguien se ofrezca, no significa que sea lo adecuado para publicar en tu sitio web. Revisa algunos de sus mensajes anteriores para asegurarte de que encajan bien antes de comprometerte con cualquier tipo de acuerdo.

Nota: Algunos bloggers invitados esperan que se les pague por su contribución a tu sitio. Algunos pueden querer intercambiar sus servicios por sus publicaciones. Otros querrán un intercambio comercial de una entrada de blog por otra entrada de blog. Asegúrate de tener claras tus expectativas y de estar de acuerdo por adelantado.

La realidad es que cuanto más puedas ayudar a otros a tener éxito, más ayudará a tu negocio.

Participa en actividades de tu cámara de comercio local

Dependiendo del tamaño de tu ciudad o pueblo, puede que tengas una cámara de comercio local con una funcionalidad centralizada o puede haber varias diferentes para grupos particulares. Sin embargo, ser parte de tu cámara local te da acceso a múltiples oportunidades de trabajo online. Encuentra la(s) reunión(es) que mejor se adapte(n) a ti y a tu negocio.

Aprovecha oportunidades:

• Conversaciones de café
• Cenas…
• Almuerzos…
• Voluntariados

Estas algunas de las formas en las que puedes difundir el nombre de tu negocio y hacer valiosos contactos en la comunidad.

Hay Cámara de Comercio en todos los países y regiones a las que puedes unirte, pero… si supone gastos añadidos, a menos que estés planeando hacer de tu negocio una empresa nacional o incluso internacional, probablemente no sea un gasto que te interese tener.

Crea relaciones duraderas con clientes anteriores

¿Recuerdas el espacio para testimonios que creaste para tu página web? Es hora de darle vida.

Parte de la buena gestión del proyecto está en llevar a cabo un informe de seguimiento. Reunete o envía encuestas a tu cliente para saber qué les gustó de tu papel en su evento y si hay “algo que les gustaría que hicieras de forma diferente la próxima vez”.

¿Ves lo que ya hiciste ateriormente? Has plantado la semilla que podría ser una relación a largo plazo.

Si te es posible, debería ser una reunión real en lugar de un intercambio de correo electrónico. El formato puede ser:

• Cara a cara,
• Virtual, o
• Teléfonónica

Una vez que haya terminado con la parte central de la reunión, suponiendo que tu cliente esté encantado, pide un testimonio/recomendación/revisión. Hay algunas maneras de hacer esto.

• Entregar un formulario que puedan rellenar, y, donde den su permiso para el testimonio.
• Dales tus enlaces de redes sociales y pídeles que den una reseña positiva allí.
• Dales la dirección de tu sitio web y pídeles que publiquen una reseña en:
• The Better Business Bureau
• Google My Business
• Yahoo Local
• Yelp
• Diseñar una forma para que la gente deje directamente su feedback publicada en tu sitio web. (Esta es una opción pero a veces no es recomendable. Ya que querrás tener el control total de todo lo que se publica en su sitio web. Si haces esto, querrás asegurarte de que tu sitio está diseñado para que tenga que ser aprobada cualquier cosa antes de que se publique en la página.)

Crea relaciones duraderas con clientes anteriores

¿Recuerdas que le preguntaste al cliente si había algo que le gustaría que fuera diferente la próxima vez? Ahora es el momento de empezar a trabajar en esto para la próxima vez.

Después de que el evento se haya cerrado y se te haya pagado, querrás enviarle a tu cliente una nota manuscrita de agradecimiento. Sí, escrito a mano, en el entorno actual cargado de tecnología, las notas escritas a mano tienen un gran impacto. ¿No lo crees? Un artículo en La Mente es maravillosay titulado, “Notas manuscritas de agradecimiento: el poder del detalle,” trata de un estudio que descubrió que las notas escritas a mano potencian las emociones positivas y el bienestar no sólo del receptor de esa nota, sino también de la persona que la escribió.

Otro paso que puedes dar es poner un recordatorio anual en tu calendario sobre el evento de tu cliente. Dos meses antes del aniversario del evento del que formaste parte, envía a tu cliente una nota escrita a mano. Hágale saber que estás pensando en él y recordando con cariño su evento.

Esto puede hacer dos cosas:

• Dale al cliente un aviso de que necesita ponerse en marcha si ha olvidado un suceso importante que suele realizar.
• Recuérdele al cliente que el excelente servicio proporcionado y que eres un gran socio honesto y fiable.

De cualquier manera, con ello estarás de manera positiva en la mente de tu cliente.

Participa con un stand en conferencias y ferias

Toda industria tiene ferias y conferencias profesionales. La planificación de eventos no es diferente. Una rápida búsqueda en Internet arrojará varios eventos para organizadores de conferencias, planificadores de reuniones, profesionales de los eventos, y proveedores diversos.

Estas conferencias puedes ser enormes, y los espacios y stads muy caros. Este sería el momento de asociarse con un par de proveedores diferentes de varias especialidades y/o un organizador de eventos y compartir el costo.

También hay conferencias locales o regionales que de una escala menor pero que ofrecen muchas oportunidades de contactos.

Independientemente de la dirección en la que vayas, querrás hacer un trabajo previo.

Los organizadores de la conferencia tienen una lista de los asistentes registrados a la conferencia que pueden proporcionar a los vendedores. Solicita una copia electrónica y utiliza esta información para:

• Hacer alguna llamada previamente al evento para presentarte.
• Reservar citas con los clientes.
• Enviar recordatorios por correo electrónico de las reuniones programadas y lo que ofreces.

Otras cosas que querrás hacer previamente al evento son:

• Ten regalos en el stand. La gente ama los regalos y esperan conseguirlos en estas conferencias.
• Ten programadas demostraciones de tus servicios. Para hacer esto:
• Desarrollar una presentación de 5-10 minutos.
• Revisa las citas programadas para saber en qué quieres insistir.
• Crea un horario de cuándo harás tus demostraciones.
• Proporcionar la información a los organizadores de la conferencia para que puedan proporcionar esta información en los otros folletos.
• Ten un cartel creado para tu stand que detalle tus presentaciones (y las de tus compañeros de stand) y cuándo se llevarán a cabo.
• Asegúrate de tener suficientes folletos.
• Ser capaz de articular claramente un discurso sobre los servicios que ofreces.
• Toma todas las tarjetas de visita que puedas y formularios de contacto para que no sólo puedas proporcionar tu información de contacto, sino que también puedas contactar con la información de los clientes que puedas utilizar para hacer un seguimiento después de la conferencia

Ponente o conferenciante

Hay varias organizaciones y lugares a los que puedes dirigirte y que te acogerán como orador invitado. Piensa en las organizaciones de tu comunidad que podrían beneficiarse de lo que ofreces. Ya hemos hablado de la cámara de comercio. Aquí hay algunos otros para que los valores:

• Institutos
• Centros comunitarios
• Escuelas secundarias
• Clubes deportivos
• Agrupaciones locales
• Organizaciones urbanas
• Y muchos otros…

Cerrando el acuerdo

Has organizado una reunión oficial con el cliente. Ahora es el momento de la presentación formal cara a cara (o con videoconferencia) para pasar de ser un prospecto a ser un cliente. Aquí hay algunas cosas que puedes hacer para estar lo más preparado posible.

Conozce a tu cliente KYC

Este término suele abreviarse como KYC (Know Your Client) y se utiliza frecuentemente en términos de confirmación de identidad. En este contexto, sin embargo, KYC se trata de que te asegures de saber exactamente quién es tu cliente objetivo y lo que necesita.

Tómate el tiempo que necesites para investigar su sitio web y trabajar para entenderle:

• Su Branding. Quiénes dicen a sus clientes que son.
• La cultura que tratan de crear y promover. La cultura que propugnan a los clientes y lo que le transmiten a sus empleados.
• Sus eventos previos. Encuentra las cosas que hicieron bien y busca lugares donde poder agregar valor.

Ser profesional

Establece el tono de tu reunión en un marco profesional. No importa lo bien que conozcas a la persona, en ese momento estás representando a tu negocio profesional. Preséntate de la manera en que quieres ser percibido. Estos son algunos consejos para conseguirlo:

• Sé puntual. Hay un refrán que dice, “Si llegas cinco minutos antes, ya llegas diez minutos tarde.” Aunque no necesitas llegar 15 minutos antes, sí necesitas ser puntual. Nunca llegues tarde. La tardanza se considera:


• Falta de respeto
• Poco considerado
• Desorganizado
• No profesional
• Vestirse profesionalmente. Ya has hecho una investigación sobre la cultura de la empresa.
• Si son una cultura de jeans y camisetas, vístete de manera casual.
• Si son una cultura casual de negocios, usa un traje.
• Si son una cultura tradicional de ropa de negocios, usa un traje.

Nota: Vestirse bien a menudo es interpretado subconscientemente como una señal de respeto. O como dice el provervio, “Vestirse bien es una forma de buenos modales”.

Escuchar las necesidades del cliente

Ahora que la reunión ha comenzado, es hora de averiguar en qué está interesado el cliente. Tómate tiempo para averiguar:

• Sus objetivos para el evento. Este es el resultado de lo que el cliente quiere conseguir y no siempre es cuantificable.
• Hitos que el cliente quiere específicamente poder comprobar que han sucedido al final del evento.
• Entender la atmósfera que el cliente quiere crear.
• Pregunta lo siguiente: “¿Qué es lo más importante que quieres asegurarte de que sea fotografiado?”
• Entender cómo el cliente definirá el éxito.

A veces hay una brecha entre lo que el cliente espera y lo que estás dispuesto a proporcionar. Eso está bien y en la negociación previa debe quedar reflejado. Si hay áreas en las que estás dispuesto a ser flexible y puedes hacer que el cliente se sienta cómodo, hazle saber que típicamente está fuera de lo que ofreces, pero serás capaz de hacer una excepción con… (rellena el espacio con lo que estás dispuesto a hacer).

Proporcionar soluciones

Hablando de encontrar formas de trabajar con el cliente, esta es tu oportunidad de demostrar que eres un solucionador de problemas.

Antes de la reunión pasaste un tiempo en el sitio web del cliente e identificaste las cosas que hicieron bien y las cosas que podrían haber considerado hacer de manera diferente para un evento anterior. Ahora es el momento de discutir algunas de esas observaciones.

Al tener estas conversaciones, siempre:

• Sé respetuoso.
• Alinea las soluciones a la cultura que tratan de promover.
• Vigila el lenguaje corporal del cliente para ver si hay una desconexión o un malentendido.
• Pregunta por lo que el cliente piensa sobre las recomendaciones. Esto te dará un barómetro para saber si hay ajustes que necesitas hacer a cualquier suposición que tengas en su lugar.

Establecer una reunión de seguimiento post-evento

Antes de que ocurra el evento, establece una cita para tener una reunión de seguimiento con el cliente después del evento. Ya hemos hablado de esto en el artículo.

Establecer un seguimiento, o una reunión informativa con el cliente antes de que el evento ocurra, transmite señales de que…

• La satisfacción del cliente es de suma importancia para ti.
• Eres un profesional.
• Tienes el deseo de tener una relación de trabajo consistente.
• Valoras el negocio del cliente.

Mantener la relación

¿Recuerdas ese tiempo que has reservado al menos una vez por semana para trabajar en la generación de clientes? Eso no ha parado mientras has estado trabajando con este cliente en este proyecto en particular.

La única manera de asegurarse de que mantienes tu cartera de clientes activa es estar continuamente buscando y encontrando nuevos clientes.

La gran noticia para ti es que por cada cliente satisfecho que tengas, es probable que obtengas más gracias al boca a boca.