12 maneras con las que los gestores de eventos consiguen nuevos clientes

Maneras de presentar fotos en un evento o una fiesta
Índice

¿Piensas en crear un negocio de organización de eventos o fotografía de eventos?, ¿cómo lo imaginas? Tal vez prefieras crear relaciones con otros organizadores de eventos y contar con ellos para impulsar tu empresa incluyéndola como parte de su oferta de servicios. Eso puede funcionar, pero quizás prefieras tener un poco más de control sobre la manera de prestar tus servicios. Para ello la forma de hacerlo es ir directamente al cliente. Y para conseguirlo, puedes replicar la fórmula de adquisición de clientes que han tenido éxito con otros conocidos organizadores de eventos.

Te contamos 12 maneras en las que los organizadores de eventos consiguen nuevos clientes.

  1. Reserva algo de tiempo cada semana para el marketing
  2. Define tu enfoque claramente dentro de tu nicho
  3. Crea un sitio web de empresa y haz un blog
  4. Pide a tus amigos y familiares referencias
  5. Empieza con la gente que conoces
  6. Publicidad en redes sociales
  7. Ofrece escribir un post como invitado en los sitios web de otros organizadores de eventos
  8. Participa en actividades de tu cámara de comercio local
  9. Solicita a los clientes satisfechos testimonios y recomendaciones
  10. Crea relaciones duraderas con clientes actuales
  11. Participa con un stand en conferencias y ferias
  12. Proponte como ponente o conferenciante

Los conceptos generales ayudan a tener una imagen de conjunto, pero este artículo te proporcionará más detalles sobre cada uno de estos métodos.

Cómo conseguir clientes

De manera conceptual, conseguir clientes es fácil. En la práctica, sin embargo, requiere:

  • Proactividad. Debes estar dispuesto a exponerte a ti mismo fuera de tu zona de confort. Incluso los profesionales expertos experimentan lo que se conoce como el "síndrome del impostor". Es cuando tu cerebro trata de decirte que no estás listo todavía, que hay personas mucho más hábiles que tú. Necesitas recordar que tienes las habilidades y la competencia suficiente para realizar muy bien la labor.  
  • Consistencia. Tu mensaje se debe enviar de manera consistente. Crea una presentación breve que puedas explicar con confianza y sin tener que pensarlo dos veces. Cuando un cliente te pregunte qué puedes hacer por él,
    • ¿Qué preferirías decir?:
      • "Puedo tomar grandes fotos para usted"?
    • O ¿sería más efectivo algo cómo?:
      • "Le proporciono las herramientas para atraer nuevos clientes y aumentar la moral de los empleados."
    • Evidentemente la segunda opción te proyecta ante tus clientes de una manera mucho más consistente.
  • Resiliencia. Atraer nuevos clientes lleva tiempo. Sería maravilloso si cada vez que te acercas a un potencial cliente, te rogaran que les ayudes. Desafortunadamente, eso no sucederá. No todo el mundo quiere o necesita los servicios profesionales que puedes ofrecer, pero hay suficientes personas que sí que los necesitan, y tú los vas a encontrar.
  • Seguimiento. Cuando le digas a alguien que le harás un seguimiento en tres días, o la semana que viene, hazlo. Es una prueba de tu profesionalidad y de cumplimiento con los plazos.

  1. Reservar un tiempo semanalmente para el marketing

Cuando te preparas para generar nuevos clientes, lo primero que debes hacer es reservar un tiempo específico para el marketing.

Es fácil estar tentado a cambiar esa hora que has elegido por razones diversas

  • De repente surge la necesidad de hacer algo urgente
  • Tus hijos tienen un partido o tienes que acompañarlos
  • Tienes que ir a la tienda o al supermercado
  • Necesitas ordenar el correo
  • Necesitas limpiar el baño
  • Prefieres evitar pensar en la comercialización porque note gusta o apetece

No caigas en el error, y comprométete con ese tiempo donde periódicamente piensas en tu empresa y en cómo comercializar tus servicios.

Cultiva y cuida este espacio reservado. No lo regales. Si necesitas cambiarlo porque tu familia es prioritaria, entonces muévelo a otra hora o día, dentro de la misma semana. Pero asegúrate de mantener esta cita contigo mismo. Las citas que hagas contigo mismo son tan importantes como las que hagas con los clientes.

Tus esfuerzos de marketing son críticos para llevar tu negocio al lugar que quieres que esté. Después de todo, así es como se consiguen clientes.

Antes de que puedas acercarte a los clientes de manera efectiva, sin embargo, necesitas saber a quién quieres dirigirte.

  1. Define claramente tu enfoque dentro de tu nicho

Si acabas de empezar tu negocio, tendrás muchas cosas dando vueltas en tu cabeza. Para evitarlo lo mejor que puedes hacer es:

  • Siéntate con un papel y un bolígrafo, tal vez en tu cafetería o en tu rincón favorito.
  • Escribe todo lo que te venga a la mente. No intentes organizarlo, solo escríbelo todo todo. Cuando no tengas nada más que te surja y sientas que has cubierto todas las áreas que has estado pensando, revisa tu lista y busca temas comunes.
  • Clasifica los temas. Probablemente tienes muchas cosas en tu lista que no tienen nada que ver con conseguir clientes pero sí con otros aspectos de tu negocio. Sabes que tienes que tratar con ellos. Anótalos para no olvidarlos. Ahora, aparta a un lado de momento los elementos no relacionados con los clientes.
  • Examina lo que hay en tu lista sobre conseguir clientes. ¿Ves algún tema consistente?

Mira la lista, e imagina un día, o una semana, en la vida de tu negocio. ¿En qué tipo de eventos te ves más especializado?

  • Cumpleaños familiares/aniversarios
  • Eventos organizados por pequeños negocios
  • Eventos organizados por medianas empresas
  • Eventos de grandes empresas
  • Bodas y comuniones
  • Otros eventos populares
  • Eventos sociales
  • Deportivos
  • Conciertos

Aclarar el tipo de eventos que quieres realizar te permitirá definir claramente tu propósito como negocio.

También te ayudará a saber exactamente quién es tu cliente, entenderle, y definir su perfil:

  • Grupo de edad general
  • Género
  • Nivel socioeconómico
  • Calendario de sus actividades
  • Preferencia de estilo de evento (casual, formal, temático)

Por supuesto que tendrás clientes que no se alinean exactamente con la imagen que has creado de ellos, pero tener una idea clara de quién es tu cliente objetivo te ayuda a afinar tus esfuerzos de marketing.

  1. Crea un sitio web y un Blog

Crear una página web no tiene por qué ser tan intimidante como puede parecer.

Hay lugares que tienen plantillas que puedes usar para crear un buen sitio web, como son:

Si lo prefieres puedes encargar uno y subcontratar su mantenimiento. Por poco dinero tendrás una presencia online de tu empresa, que será tu tarjeta de presentación para cualquier cliente que quiera contratar tus servicios. Además te permitirá subir tus fotografías y generar una comunidad con tus clientes y seguidores. Puedes escribirnos aquí y te ayudaremos con ello.

Ahora que has decidido cómo vas a crear tu nuevo sitio web, aquí hay algunos aspectos básicos que debes incluir en él:

  • Quién eres y quién es tu cliente objetivo.
  • Donde estás localizado y/o la región y localidades donde están disponibles tus servicios (ciudad/estado/provincia)
  • Qué ofreces a tus clientes
  • Cómo pueden contactarte tus clientes
  • Servicios que proporcionas
  • Un blog en el que se proporcionen consejos semanales, ideas, experiencias, etc.
  • Testimonios de clientes

Una vez que tengas el diseño de tu sitio web finalizado, crea tarjetas de visita adaptadas a él. Así proporcionarás una visión coherente en todos tus materiales de marketing. Presentate a los clientes dando una sensación de profesionalidad.

  1. Pide a los amigos y familiares referencias

La mayoría de tus amigos y familiares no se sentirán incómodos si se lo pides, y estarán encantados de ayudarte con tu negocio.

Invita a un grupo de gente conocida a comer/cenar o a tomar algo. Comparte lo que estás haciendo con tu negocio y pregúnteles su opinión.

  • Háblales sobre tu negocio
  • Dale a la gente tu tarjeta de visita cuando se presente la oportunidad

Si alguien no se siente cómodo ayudándote, hazle saber que lo entiendes y que no hay problema. Te sorprenderá saber cuantas de esas personas terminarán refiriéndote potenciales clientes de todos modos.

  1. Empieza con la gente que conoces

Una de las mejores maneras de empezar a generar capital conversacional para tu negocio es pedir ayuda a todos los que conoces. Por ejemplo:

  • Compañeros de trabajo actuales o antiguos
  • Antiguos profesores
  • Propietarios de tiendas locales
  • Vecinos
  • Gente de tu peña, de tu club, o gimnasio.
  • Vendedores que conozcas

¿Recuerdas cómo empezamos a hablar de la necesidad de ser valiente?

El marketing puede resultar incómodo, sobre todo si eres algo introvertido.

Saca tu lista de contactos y envía un correo electrónico a todos y cada uno de los que conoces. Conoces a más gente de la que piensas.

Hazles saber que has comenzado un nuevo negocio, o que estás llevando tu empresa al siguiente nivel:

  • Me gustaría poneros al día en lo que estoy haciendo (cuenta tu historia)
  • Valora su feedback sobre tu sitio web (dales tu dirección web)
  • Agradece cualquier potencial cliente que te pudieran enviar
  • Muestra lo encantado que estarías de mantener el contacto y si hay algo en lo que puedas ayudar

También debes darte a conocer entre los negocios que frecuentas. Ya que vas allí a menudo, es probable que te conozcan.

  1. Publicaciones en redes sociales

Hay varias plataformas de redes sociales que puedes usar:

  • Facebook
  • Instagram
  • LinkedIn
  • Pinterest
  • Twitter

Hay tantas plataformas diferentes en los que puedes mostrar tus servicios que para ser eficaz debes:

  • Para empezar, elige uno que te comprometas a trabajar con él.
  • Crea una página de empresa en ese sitio o red social y enlázalo con tu web. (Eventualmente, crearás una página de empresa y publicarás en cada uno de ellas.)
  • Pon una foto o actualización tres días a la semana como mínimo.
    Consejo extra: Puedes usar partes del contenido de tu blog para esto. Con ello proporcionarás continuidad y eficiencia en el tiempo.
  • Crear anuncios patrocinados. Podrás definir el perfil de usuario al que quieres que lleguen tu inversión en publicidad. Estos anuncios de redes sociales han demostrado ser muy efectivos cuando se hacen correctamente.

  1. Ofrécete para escribir como invitado en los sitios web de otros organizadores de eventos

Otra forma de conseguir crearte un nombre y una reputación entre los clientes potenciales es ofrecerte a escribir un post de invitado para algunos organizadores de eventos en tu sector.

Algunos estarán encantados de tener más contenidos para su calendario de publicaciones en redes sociales, otros en cambio no estarán abiertos a la participación externa.

Usualmente cuando posteas para alguien, te pedirán que des tu opinión sobre un tema en particular. Deberías hacer lo mismo para cualquiera que permitas que publique en tu sitio. Fíjate que decimos permitir. Ya que solo porque alguien se ofrezca, no significa que sea lo adecuado para publicar en tu sitio web. Revisa algunos de sus mensajes anteriores para asegurarte de que encajan bien antes de comprometerte con cualquier tipo de acuerdo.

Nota: Algunos bloggers invitados esperan que se les pague por su contribución a tu sitio. Algunos pueden querer intercambiar sus servicios por sus publicaciones. Otros querrán un intercambio comercial de una entrada de blog por otra entrada de blog. Asegúrate de tener claras tus expectativas y de estar de acuerdo de antemano.

La realidad es que cuanto más puedas ayudar a otros a tener éxito, más ayudará a tu negocio.

  1. Participa en actividades de tu cámara de comercio local

Dependiendo del tamaño de tu ciudad o población, puede que tengas una cámara de comercio local con una funcionalidad centralizada o puede haber varias diferentes para grupos particulares. Sin embargo, ser parte de tu cámara local te da acceso a múltiples oportunidades de trabajo online. Encuentra la(s) reunión(es) que mejor se adapte(n) a ti y a tu negocio.

Aprovecha oportunidades:

  • Conversaciones de café
  • Cenas
  • Almuerzos
  • Voluntariados

Estas son algunas de las formas en las que puedes difundir el nombre de tu negocio y hacer valiosos contactos en la comunidad.

Hay Cámaras de Comercio en todos los países y regiones a las que puedes unirte, pero si suponen gastos añadidos, a menos que estés planeando hacer de tu negocio una empresa nacional o incluso internacional, probablemente no sea un gasto que te interese tener.

  1. Crea relaciones duraderas con clientes anteriores

¿Recuerdas el espacio para testimonios que creaste para tu página web? Es hora de darle vida.

Parte de la buena gestión del proyecto está en llevar a cabo un informe de seguimiento. Reúnete o envía encuestas a tu cliente para saber qué les gustó de tu papel en su evento y si hay "algo que les gustaría que hicieras de forma diferente la próxima vez".

¿Ves lo que ya hiciste ateriormente? Has plantado la semilla que podría ser una relación a largo plazo.

Si te es posible, debería ser una reunión real en lugar de un intercambio de correos electrónicos. El formato puede ser:

  • Cara a cara,
  • Virtual, o
  • Teléfonónica

Una vez que hayas terminado con la parte central de la reunión, suponiendo que tu cliente esté encantado, pide un testimonio/recomendación. Hay algunas maneras de hacer esto.

  • Entregar un formulario que puedan rellenar, y, donde den su permiso para el testimonio.
  • Dales tus enlaces de redes sociales y pídeles que escriban una reseña positiva allí.
  • Dales la dirección de tu sitio web y pídeles que publiquen una reseña en:
  • Diseñar una forma para que la gente deje directamente su feedback publicada en tu sitio web. (Esta es una opción pero a veces no es recomendable. Ya que debes tener el control total de todo lo que se publica en tu web. Si haces esto, asegúrate de que tu web está configurada para que tenga que ser aprobada cualquier cosa antes de que se publique en una página.)

  1. Crea relaciones duraderas con clientes anteriores

¿Recuerdas que le preguntaste al cliente si había algo que le gustaría que fuera diferente "la próxima vez"? Ahora es el momento de empezar a trabajar en esto para la próxima vez.

Después de que el evento se haya cerrado y se te haya pagado, envíale a tu cliente una nota manuscrita de agradecimiento. Sí, escrito a mano, en el entorno actual cargado de tecnología, las notas escritas a mano tienen un gran impacto. ¿No lo crees? Un artículo en La Mente es maravillosa titulado, "Notas manuscritas de agradecimiento: el poder del detalle," trata de un estudio que descubrió que las notas escritas a mano potencian las emociones positivas y el bienestar no solo del receptor de esa nota, sino también de la persona que la escribió.

Otro paso que puedes dar es poner un recordatorio anual en tu calendario sobre el evento de tu cliente. Dos meses antes del aniversario del evento del que formaste parte, envía a tu cliente una nota escrita a mano. Hazle saber que estás pensando en él y recordando con cariño su evento.

Puedes hacer dos cosas:

  • Dale al cliente un aviso de que necesita ponerse en marcha si ha olvidado el evento importante que suele realizar.
  • Recordárle al cliente el excelente servicio proporcionado y que eres un gran socio honesto y fiable.

De cualquier manera, con ello estarás presente en la mente de tu cliente.

  1. Crea relaciones duraderas con clientes anteriores

Toda industria tiene ferias y conferencias profesionales. La planificación de eventos no es diferente. Una rápida búsqueda en Internet te arrojará varios eventos específicos para organizadores, planificadores, profesionales de los eventos, y proveedores diversos. Además de muchos eventos online que empiezan a proliferar, y que son muy interesantes de explorar.

Estas conferencias pueden ser enormes, y los espacios y stads muy caros. Este sería el momento de asociarse con un par de proveedores diferentes de varias especialidades y/o un organizador de eventos y compartir el costo.

También hay conferencias locales o regionales que de una escala menor pero que ofrecen muchas oportunidades de contactos.

Independientemente de la dirección que tomes debes hacer un trabajo previo.

Los organizadores de las conferencias tienen una lista de los asistentes registrados que pueden proporcionar a los vendedores. Solicita una copia electrónica y utiliza esta información para:

  • Hacer alguna llamada previa al evento para presentarte.
  • Reservar citas con los clientes.
  • Enviar recordatorios por correo electrónico de las reuniones programadas y lo que ofreces.

Otras cosas que debes hacer previamente al evento son:

  • Ten regalos en el stand. A la gente les encantan los regalos y esperan conseguirlos en estas conferencias.
  • Ten programadas demostraciones de tus servicios. Para ello:
    • Desarrolla una presentación de 5-10 minutos.
    • Revisa las citas programadas para saber en qué quieres insistir.
    • Crea un horario de cuándo harás tus demostraciones.
    • Proporciona la información a los organizadores de la conferencia para que puedan proporcionar esta información en los otros folletos.
    • Ten un cartel creado para tu stand que detalle tus presentaciones (y las de tus compañeros de stand) y cuándo se llevarán a cabo.
    • Asegúrate de tener suficientes folletos.
  • Sé capaz de articular claramente un discurso sobre los servicios que ofreces.
  • Toma todas las tarjetas de visita que puedas y formularios de contacto para que no solo puedas proporcionar tu información de contacto, sino que también puedas contactar con la información de los clientes que puedas utilizar para hacer un seguimiento después de la conferencia.

  1. Proponte para ponente o conferenciante

Hay varias organizaciones salas o lugares a los que puedes dirigirte y las que podrás ser un orador invitado. Piensa en las organizaciones de tu comunidad que podrían beneficiarse de lo que ofreces. Ya hemos hablado de la cámara de comercio. Aquí hay algunos otros para que los valores:

  • Institutos
  • Centros comunitarios
  • Escuelas secundarias
  • Clubes deportivos
  • Agrupaciones locales
  • Organizaciones municipales
  • Y muchos otros...

Cerrando el acuerdo

Has organizado una reunión oficial con el cliente. Ahora es el momento de la presentación formal cara a cara (o con videoconferencia) para pasar de ser un prospecto a ser un cliente. Aquí tienes una lista de cosas que puedes hacer para estar lo más preparado posible.

Conoce a tu cliente

Esto se suele abreviar con el término KYC (Know Your Client) y se utiliza frecuentemente como confirmación de identidad. En este contexto en el que lo comentamos aquí sin embargo, KYC quiere decir, que te asegures de saber exactamente quién es tu cliente objetivo y lo que necesita.

Tómate el tiempo que necesites para investigar su sitio web y trabaja para entenderle:

  • Su Branding. Quiénes dicen a sus clientes que son.
  • La cultura que tratan de crear y promover. La cultura que propugnan a los clientes y lo que le transmiten a sus empleados.
  • Sus eventos previos. Encuentra las cosas que hicieron bien y busca lugares donde poder agregar valor.

Ser profesional

Establece el tono de tu reunión en un marco profesional. No importa lo bien que conozcas a la persona, en ese momento estás representando a tu negocio profesional. Preséntate de la manera en que quieres ser percibido. Estos son algunos consejos para conseguirlo:

  • Sé puntual. Hay un refrán que dice, "Si llegas cinco minutos antes, ya llegas diez minutos tarde." Aunque no necesitas llegar 15 minutos antes, sí necesitas ser puntual. Nunca llegues tarde. La tardanza se considera:
    • Falta de respeto
    • Ser poco considerado
    • Desorganizado
    • No profesional
  • Vestirse profesionalmente. Ya has hecho una investigación sobre la cultura de la empresa.
    • Si son una cultura de jeans y camisetas, vístete de manera casual.
    • Si son una cultura casual de negocios, usa un traje.
    • Si son una cultura tradicional de ropa de negocios, usa un traje.

Nota: Vestirse bien a menudo es interpretado subconscientemente como una señal de respeto. O como dice el provervio, "Vestirse bien es una forma de buenos modales".

Escuchar las necesidades del cliente

Ahora que la reunión ha comenzado, es hora de averiguar en qué está interesado el cliente. Tómate tiempo para averiguarlo:

  • Sus objetivos para el evento. Este es el resultado de lo que el cliente quiere conseguir y no siempre es cuantificable.
  • Hitos que el cliente quiere específicamente poder comprobar que han sucedido al final del evento.
  • Entender la atmósfera que el cliente quiere crear.
  • Pregunta lo siguiente: "¿Qué es lo más importante que quieres asegurarte de que sea fotografiado?"
  • Entender cómo el cliente definirá el éxito.

A veces hay una brecha entre lo que el cliente espera y lo que estás dispuesto a proporcionar. Eso está bien y en la negociación previa debe quedar reflejado. Si hay áreas en las que estás dispuesto a ser flexible y puedes hacer que el cliente se sienta cómodo, hazle saber que típicamente está fuera de lo que ofreces, pero serás capaz de hacer una excepción con... (rellena el espacio con lo que estás dispuesto a hacer).

Proporcionar soluciones

Para encontrar formas de trabajar con clientes, demostrar que eres un solucionador de problemas, es una oportunidad que te abrirá puertas.

Antes de la reunión pasaste un tiempo en el sitio web del cliente e identificaste las cosas que han hecho bien y las cosas que podrían haber considerado hacer de manera diferente para un evento anterior. Ahora es el momento de discutir algunas de esas observaciones.

Al tener estas conversaciones, siempre:

  • Sé respetuoso.
  • Alinea las soluciones a la cultura que tratan de promover.
  • Vigila el lenguaje corporal del cliente para ver si hay una desconexión o un malentendido.
  • Pregunta por lo que el cliente piensa sobre las recomendaciones. Esto te dará un barómetro para saber si hay ajustes que necesitas hacer a cualquier suposición que tengas en su lugar.

Establecer una reunión de seguimiento post-evento

Antes de que ocurra el evento, establece una cita para tener una reunión de seguimiento con el cliente después del evento. Ya hemos hablado de esto en el artículo.

Establecer un seguimiento, o una reunión informativa con el cliente antes de que el evento ocurra, transmite señales de que:

  • La satisfacción del cliente es de suma importancia para ti.
  • Eres un profesional.
  • Tienes el deseo de tener una relación de trabajo consistente.
  • Valoras el negocio del cliente.

Mantener la relación

¿Recuerdas ese tiempo que has reservado al menos una vez por semana para trabajar en la generación de clientes? Eso no ha cambiado mientras has estado trabajando con este cliente en este proyecto en particular.

La única manera de asegurarse de que mantienes tu cartera de clientes activa es estar continuamente buscando y encontrando nuevos clientes.

La gran noticia para ti es que por cada cliente satisfecho que tengas, es probable que obtengas más gracias al boca a boca.

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