Organizar una fiesta de empresa (cómo, qué se necesita, pasos)

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¿Tienes que organizar una fiesta de empresa? ¿Eres el responsable de tu empresa, o tienes el encargo para hacerlo? Hemos hecho un análisis práctico que te sirva de ayuda para saber cómo organizar un evento de empresa, qué se necesita y los pasos a seguir:


Organizar un evento debe servir para crear contactos y lograr otros objetivos, como difundir una imagen positiva de la empresa, fomentar el trabajo en equipo y la cohesión interna, aumentar las ventas, o generar contenidos de valor añadido.


Sigue leyendo y te explicaremos cómo lograr todo esto en los próximos eventos que organices.

Debes dividir la planificación del evento en tareas realizables. Esto  te ayudará a crear un proceso replicable que te dará una metodología, para centrar los pasos evitando al máximo imprevistos y aportando tranquilidad y seguridad. El objetivo final es cumplir tu misión de organizar una fiesta impresionante.


Claro, es estresante pensar en todo lo que falta por hacer, y todo lo que puede salir mal. Pero si tienes un método y con una planificación adecuada, ¡lo vas a conseguir!


Y sobre todo organizar una fiesta de empresa puede ser muy divertido, y te vamos a ayudar, ¡vamos!


10 consejos para organizar la fiesta de la empresa

Antes de empezar a organizar la fiesta, es importante tener definidos los objetivos que tiene el evento. Seguramente desde el mismo momento en el que te han encargado la organización, los objetivos están claros. Es posible sin embargo que no te los hayan dicho, en realidad es más que probable que no lo han hecho.


Es por esto por lo que lo primero que tienes que hacer es enumerar los objetivos del acontecimiento con el mayor detalle posible, ya que es esencial poder medirlos cualitativa y/o cuantitativamente para que el evento pueda ser un éxito, reflejando el mensaje que se pretende transmitir. Estos son los tipos de fiestas de empresa más habituales:


Las cenas de empresa es uno de los eventos de empresa más difundidos. Toda empresa suele hacer una o dos cenas de empresa al año. Objetivos internos de team-building son muy apropiados.


El lanzamiento de productos sirve para dar a conocer y acercar el nuevo producto a los clientes, usuarios, y medios de comunicación. Con el objetivo más importante de comunicar y conseguir mayor visibilidad.


Eventos para clientes seleccionados: organizar un evento únicamente para los clientes más importantes les hará sentir especiales.


Eventos de Networking son muy importantes para conseguir nuevos contactos o afianzarlos, así como incrementar los leads.


Te preguntarás, ¿pero si tengo que organizar la cena de navidad necesito objetivos? Y la respuesta es que sí, ya que te puede sorprender descubrir  el porqué del evento. Para ello toma nota y reflexiona para responder a estar preguntas clave:


  • ¿Por qué se celebra esta fiesta?
  • ¿Por qué se invita a los asistentes?
  • ¿Cuáles son las cosas clave que queremos que un asistente experimente?
  • ¿Cómo se medirá específicamente el éxito?

Y dado que no todas las empresas son iguales, ni todas están en la misma situación, o tienen que afrontar retos determinados en el futuro cercano, cada empresa tendrá unos objetivos diferentes para la cena de navidad.  No es lo mismo si se invita a un cliente importante o si los jefes de departamento no asistirán y  la fiesta será solo para empleados, los objetivos cambiarán.


Team Building

Ahora que ya tienes claros los objetivos, estos te van a servir de guía en la preparación de la fiesta. Sigue leyendo porque te hemos seleccionado 10 consejos que te van a servir mucho en tu labor.


1. Pon la fecha y decide qué tipo de fiesta

Los locales se llenan rápidamente durante las temporadas de cenas de empresa, y las fechas o los fines de semana señalados. Así que confirmar la fecha debería ser de las primeras acciones a tomar, para evitar tener problemas al contratar el lugar, restaurante o sala. Considera el día de la semana en el que se celebrará la fiesta. Los jueves y viernes son los más elegidos, pero depende de cada situación y de la cultura de cada empresa.


Cuando se trata de decidir el tipo de fiesta que es hay que tener en cuenta entre otras cosas si es una fiesta interna de la empresa, o está abierta a otras personas o grupos de interés. Si será de día, de noche o de jornada completa. Si habrá baile, y comida o solo una de las dos. Esto nos va a delimitar el lugar o local que tendremos que conseguir.


Elegir un tema para la fiesta, no significa solamente que se quiera organizar una fiesta de disfraces. Elegir el tema es establecer el tono que tendrá la fiesta. Esto se aplicará a las invitaciones, la comida, la música y la decoración. Si es una fiesta formal, o distendida. Y por supuesto puedes elegir organizar una fiesta temática, que incluirá decoración y disfraces.

Por otro lado no te olvides de dar prioridad al contenido frente al contenedor o lugar. Es decir lo importante es el tema que se tratará y la forma en la que manejará, lo que se conoce como el contenido.  Por ejemplo en una cena de empresa el contenido suele ser facilitar la ocasión para que los empleados se conozcan en unas circunstancias más distendidas mientras disfrutan de una cena y jornada con los compañeros de trabajo. Si es así el lugar debe estar supeditado a este objetivo.


2. Selecciona el lugar para el evento

Tienes que tener en cuanta varias cosas cuando estás buscando donde se celebrara la fiesta.

  • Acceso con vehículos, transporte público, taxis, metro.
  • Espacio y capacidad suficiente para todos el número de invitados
  • Precio, que se adapte al presupuesto disponible
  • Instalaciones técnicas, megafonía, sonido, música, para presentaciones, o actuaciones en vivo.

Además si hay varias localizaciones tendrás que prever el desplazamiento entre los diferentes locales o salas. Con lo que a ser posible intenta que toda la jornada de la fiesta se celebre en un mismo sitio.


En cuanto a la decoración, un consejo es que te centres en la decoración de la entrada, los centros de mesa y el bar. De esta manera no te será tan costoso decorar el local completo.


Dependiendo del tipo de lugar que hayas seleccionado, puedes optar a un servicio externo de catering, o contratar el propio servicio de catering del lugar. Esta última opción suele ser la más recomendable además de la más económicas. No te olvides pensar en los menús especiales para alérgicos, o celíacos, que tan habituales son. Hoy en día previendo con antelación las necesidades dietéticas de algunas personas invitadas, no hay problema para conseguir un menú alternativo para ellos.


Dependiendo del tipo de fiesta puede pensar en cómo quieres que se sirva la comida. ¿Los ofrecerán camareros, o estarán en mesas a lo largo del local?  ¿Es una comida en la que los invitados están sentados o es un buffet? En cualquier caso si es posible no se te olvide pedir una muestra del menú cuando utilices un servicio de comidas o catering. En una cena de empresa más sencilla es probable que todo esto no sea necesario.


3. Gestionar el presupuesto

Deberías averiguar cual es el presupuesto que tienes autorización para gastar. Y entre las tareas más importantes está la necesidad de gestionar adecuadamente los diferentes gastos. Puedes utilizar una hoja de cálculo o cualquier método que se te ocurra para llevar anotados todos los gastos. Pero es importante que los dejes por escrito, ya que suele haber muchos tipos de gastos, y cada uno puede tener un margen en función de diferente aspectos. Y si no los escribes luego no te acordarás. 😉


A la hora de asignar el presupuesto empieza por lo que es más importante la empresa, los objetivos que habrás fijado con antelación, y las expectativas de los compañeros, o de los asistentes.


Y un consejo que te damos es que siempre mantengas algo de dinero de reserva para imprevistos de última hora. Aunque no te lo creas los imprevistos siempre ocurren en todos los eventos, y el dinero suele ser una forma necesaria para resolverlos.



4. Empieza lo antes posible

Es muy importante empezar a organizar la cena, fiesta o evento loantes que puedas. Ya que planificar una fiesta de empresa implica a mucha gente, y la disponibilidad de cada uno puede mejorar si lo comunicamos con más antelación.


Si avisamos con varias semanas es más fácil que los asistentes puedan anotarlo en sus agendas, o tener en cuenta esa fecha para que no coincida con otros eventos a los que puedan haber sido invitados.


Si se trata de una fiesta que se organiza cada año, intenta tomar nota de la experiencia del año anterior.  En cualquier caso para que tu fiesta sea un éxito la mejor receta es la preparación. Y si esta se hace con suficiente tiempo tendrás más garantías de que los imprevistos se solucionen y que con la planificación consigas una gran experiencia para todos.



5. Crea un equipo del evento

Si la tarea asignada es grande, necesitarás ayuda. Tener un equipo para organizar la fiesta en esos casos es fundamental. Escoge personas de la empresa que te puedan ayudar en tareas específicas. Desde gestionar el presupuesto, hacer las invitaciones, organizar el sonido y la música, o incluso tareas de limpieza si son necesarias.


Un equipo para el evento debe contar con personas motivadas, a las que se asignen diferentes tareas que se adapten a sus conocimientos. Sobre todo no olvides que es algo divertido y que hay que aprovechar cualquier ocasión para crear un buen ambiente de trabajo. Debe ayudar a todas las personas a desarrollar sus habilidades y a que se sientan integrados y motivados.



6. Haz un checklist

Hacer un checklist te ayuda a dividir la organización de la fiesta de empresa en tareas más manejables. También te ayuda a tener visible lo que se ha ejecutado y lo que queda pendiente. Si no lo tienes en la lista es más probable que se te olvide. Por lo tanto el checklist es muy importante tenerlo en cuenta.


Divide las tareas entre Urgente y no Urgentes. A su vez decide si cada tarea es Importante o no Importante.  Con esto habrás identificado la urgencia e importancia de cada tarea, y habrás agrupado las tareas en 4 grupos:


  • URGENTE /IMPORTANTE :  Estas tareas son las que hay que priorizar y acometer.
  • NO URGENTE /IMPORTANTE :  Por su importancia hay que marcar estas tareas en el calendario para dedicar un tiempo adecuado para su realización.
  • URGENTE / NO IMPORTANTE :  Ya que no son importantes trata de delegar en otras personas estas tareas.
  • NO URGENTE / NO IMPORTANTE :  Estas tareas son las que hay que priorizar y acometer.


7. Personaliza las invitaciones

Las invitaciones  son una parte esencial de la fiesta, ya que es probablemente el primer contacto con los asistentes que vas a establecer. Por esta razón es un momento ideal para avanzar en los objetivos que hayas definido para tu evento. Debes transmitir el tema o tono del evento con la propia invitación, y hacerla llegar con una antelación suficiente.


Cuanto más puedas personalizar la invitación mejor reacción tendrán los invitados al recibirla. La personalización además del tono y temática  de la fiesta si la hubiera, puedes adaptarla al nombre y datos personales de cada invitado.


Para esto si el número de participantes es elevado necesitas utilizar herramientas informáticas que lo resuelvan. Hay un gran número  de ellas, y pueden ser de lo más avanzado, en un próximo artículo te hablaremos de ellas. Pero puedes utilizar algunas muy conocidas que para un número pequeño de invitados en tu lista son gratuitas, como  por ejemplo mailchimp.


Si la fiesta es un día entre semana, la hora de llegada al evento debe ser suficiente para que los invitados tengan suficiente tiempo para salir del trabajo y prepararse para la fiesta.


Crea un buen diseño para la invitación, y decide si las invitaciones serán enviadas por correo electrónico o entregadas en un formato físico impreso, como una carta o tarjeta.


Es importante un seguimiento de la confirmación de asistencia, porque tiene un impacto directo en el presupuesto, y necesitas saberlo. Para fiestas con poca asistencia puedes hacer un control más personal, pero si el número de asistentes es grande te recomendamos las herramientas informáticas que te hemos comentado antes.


Con los asistentes confirmados,  ya puedes definir en qué mesa se sentará cada persona invitada. Esto lógicamente si se trata de una cena en la que prefieres establecer quién se sentará al lado de quién. Esta labor es más delicada de lo que pueda parecer, y a veces es casi un arte… 😉



8. Sorprende con un detalle original

¿Te gustaría que tu evento destaque? Seguro que quieres que los invitados tengan un gran recuerdo y que te feliciten por la organización. A todos nos gusta que nos reconozcan un trabajo bien hecho.

Para conseguir que todos tengan una experiencia inolvidable es importante que añadas una idea original, algo que se salga de lo habitual. Tu evento tiene que ser algo distinto que permita recordarlo a lo largo del tiempo.


Añade un detalle diferente e innovador que conecte con el tema del evento y con la empresa, los trabajadores, la idiosincrasia, o la cultura de empresa. Puede ser un recuerdo que entregues como regalo, una fotografía de grupo, una bebida especial, una actuación en vivo o una camiseta conmemorativa.



9. Incluye iniciativas sostenibles de RSE

La fiesta de la empresa es un gran momento para confirmar el compromiso con la Responsabilidad Social Empresarial. Esto además traerá grandes beneficios para la empresa, ya que permite comunicar a los diferentes grupos de interés estas acciones con influencia medioambiental, social o económica.


Para ello cualquier posibilidad es bienvenida, un regalo sostenible, promover la eliminación de papel en el evento, utilizar productos km 0, o contribuir a la financiación de alguna asociación u organismo local que favorezca a la sociedad con su labor.

Organizar la fiesta de la empresa


10. Utiliza la tecnología, la fotografía, y la comunicación

La tecnología que se aplica en los eventos puede dar unos resultados muy impactantes. Está muy desarrollada y las posibilidades son muchas, videoconferencias, pantallas interactivas, video 3D, iluminaciones, etc.


Por otro lado contar con un fotógrafo profesional permitirá contar con grandes fotografías de calidad, que la empresa puede utilizar en comunicación corporativa.


La comunicación del evento puede gestionarse de manera que el evento se extienda en el tiempo más allá del propio evento. Esta comunicación debe permitir promover el evento antes de su realización, transmitir las noticias que genere el propio desarrollo del evento, y finalmente alargar temporalmente la influencia del evento cuando ya se ha terminado.


Organizar cena de empresa

Puedes crear un evento Gogotick que además será tu App específica para la fiesta, y con ella podrás gestionar las imágenes del evento.


Esto te garantiza que la ausencia de cualquier tipo de problemas con las fotos compartidas. Ya que en los planes de pago puedes moderar los contenidos.


Puede decidir que contenidos se comparten o cuáles no cumplen las condiciones para que sean vistos por todos en el evento.


Este evento Gogotick funcionará como un vínculo con los asistentes al evento pero manteniendo su privacidad, que te permitirá que los asistentes puedan hacer las fotografías de recuerdo y obtener también imágenes compartidas por otros asistentes.  O incluso tú podrás subir alguna hecha por el fotógrafo desde el acceso web.


Te hemos hecho un cupón de descuento para que compruebes lo útil que es. Ya hay miles de usuarios que están utilizando Gogotick en sus eventos y fiestas por todo el mundo. ¡No te lo puedes perder!

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Conclusión

Organizar tu evento es más sencillo con una buena planificación, con trabajo en equipo y una alta motivación.  Pero después de toda esa preparación y cuando las actividades del evento te lo permitan, asegurate también de disfrutar de la fiesta. Después de todo ya has dispuesto todos los elementos para hacer que el evento de empresa sea un éxito, ¡te lo has ganado!


Esperamos que el artículo te haya gustado y que te resulte útil para organizar tus eventos. ¡Suerte! 😀

5/5

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