Guía para la Organización de eventos

Organización de eventos (Guía completa 2020)

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¿Estás encargado de organizar un evento personal, o de empresa? En ese caso querrás saber aspectos de la organización de eventos que puedes necesitar. Hemos hecho una investigación para que te resulte útil en tu labor.


La organización de eventos hace referencia a dos aspectos:


  1. Un suceso extraordinario o fuera de lo común.
  2. La celebración de algo planificado y organizado.

En la actualidad la organización de eventos se ha transformado en la mejor manera de comunicar y compartir un acontecimiento o suceso relevante.


Sigue leyendo este artículo y conocerás más sobre la organización de eventos. Puede ser la promoción de tu nueva marca, tu boda o la de tu mejor amigo o cliente, incluso, una presentación de empresa. Cada uno requiere un proceso de planificación y organización aunque sea de formas muy diferentes.



¿Qué es la organización de un evento?


En esta materia, es importante diferenciar entre planificación y organización.

Planificar es la definición de el qué, cuándo, dónde y cómo vas a realizar el evento, diseñando para ello, una programación de actividades y asignándole un presupuesto global.


Por su parte, en la organización del evento, debes establecer con quién y cuánto está disponible, para ejecutar de manera práctica las actividades que programaste en tu planificación.


Tener presente esta diferenciación te agilizará el proceso y te ahorrará un tiempo muy valioso.


Una vez claro esto, vamos a analizar contigo todo lo referente a qué es la organización de un evento, la clasificación de eventos, cómo se planifican las actividades de un evento, fases y estrategias de organización.
Además vamos a enumerar algunas de las cualidades que debe potenciar un buen organizador de eventos y, por supuesto, las ventajas que representan.





Tipos de eventos


Cuando necesites planificar y organizar un evento determinado, hay que saber de qué tipo de evento se tratará.
Según la razón de ser del evento y de la forma de convocar a los asistentes, estos se pueden clasificar en:


1- Eventos abiertos

Esto se refiere a cuando los asistentes, se convocan por medios publicitarios, redes sociales y patrocinios, entre otros.


Generalmente están dirigidos a un número de asistentes bastante alto y, en ocasiones, se realiza un registro de inscripción o participación.


2- Eventos cerrados

Son aquellos financiados por la propia organización, con fondos privados ya sean de la empresa o de los particulares.
Los asistentes se convocan por invitación personalizada, por lo que el evento está dirigido a un número determinado y limitado de personas.


Por otra parte de acuerdo al tema o contenido, los eventos se clasifican en:


A- Eventos institucionales

Promovidos por instituciones públicas o privadas, sin finalidad comercial directa. Por ejemplo, la inauguración de un centro municipal o de una nueva sede de empresarial, o la fiesta aniversario de una empresa.


B- Eventos comerciales


Son los que se planifican con finalidad comercial. El lanzamiento de un nuevo producto, la apertura de una tienda o la presentación de un libro, son buenos ejemplos de ello.



C- Eventos culturales

Son aquellos que se realizan para promover una actividad de artística, como, por ejemplo, los conciertos, exposiciones de arte y ceremonias de entrega de premios.


D- Eventos sociales

Se realizan con carácter festivo, generalmente de tipo cerrado, al que se invita a un determinado número de personas. Por ejemplo bodas, fiestas universitarias, cumpleaños, eventos de team building, aniversarios, así como todo tipo de celebraciones particulares o de empresa.


E- Eventos científicos

Son generalmente de tipo abierto y constituyen actividades claves para la divulgación del conocimiento y el desarrollo de la ciencia en la comunidad científica. Congresos y simposios, son los más comunes.


Estas son apenas 2 formas de clasificar los eventos. Para un organizador de eventos que se esté iniciando en la materia y quiera saber todo lo necesario para organizar un evento, es recomendable centrarse en los tipos de eventos más comunes.


Para empezar la organización de eventos sociales para particulares, tales como bodas, aniversarios y cumpleaños, son los más comunes.


Simultáneamente, es interesante ir incorporando eventos corporativos o comerciales para empresas y algunos que otros eventos institucionales.


Con estos 3 tipos de eventos, si estás interesado puedes ir dándote a conocer en el mundo de los organizadores de eventos e ir promocionando tu actividad.
La evaluación que hagas tras la finalización de un evento, te dará pautas importantes para la mejora continua. Luego, a medida que vayas adquiriendo experiencia y te posiciones, puedes ampliar tu abanico de opciones.


Organización de eventos

Cómo se planifican las actividades de un evento


Para iniciar la planificación de un evento, tienes que programarte muy bien y satisfacer totalmente las expectativas y los requisitos solicitados por los clientes. Algo de mucho valor en la planificación, es la selección del grupo de personas que te ayudará o asistirá, así cómo tu capacidad de coordinar el trabajo en equipo.


Las relaciones interpersonales que surjan, permiten aflorar las aptitudes complementarias y hace que se alcancen los objetivos colectivos, que ninguno lograría por sí solo. Esto es porque se produce un efecto sinérgico de la suma de las aptitudes, por parte de los miembros de tu equipo de trabajo. Y se magnificarán los esfuerzos, lo que permitirá el máximo aprovechamiento del tiempo y una mayor eficacia en los resultados. ¡El equipo es lo importante recuérdelo!



Pasos para planificar un evento


Como ya sabrás conseguir los mejores resultados de un evento, depende directamente del éxito de su planificación.


En este sentido, te facilitamos información, sobre los pasos que debes dar o las claves para organizar un evento, a favor de garantizar tu éxito y aumentar tu reputación.
Sean abiertos o cerrados, la celebración de un evento, es un acto que busca transmitir mensajes a un colectivo, con el fin de que este se active.



Objetivos del evento

Así, el primer paso en la planificación del acontecimiento que vas a celebrar, es desarrollar los objetivos del evento.
Precisar con exactitud los objetivos de cada evento, es clave para lograr la excelencia como anfitrión o como organizador. Cada evento debe generar experiencias emocionales o importantes en los asistentes.


Si el evento es para promocionar un producto o servicio, los objetivos deben estar orientados hacia generar en los asistentes, el deseo de poseerlo o formar parte de él.
Pero si el evento es de índole artística, uno de los objetivos debe ser, lograr que los asistentes den a conocer al artista en su círculo de influencia.


La fecha del evento

El siguiente paso, debe ser la elección de la fecha del evento. Es de vital importancia que plantees inicialmente, unas dos o tres alternativas de fecha, y que además te permitan disponer del tiempo suficiente para organizarlo.
Planificar algunos eventos debe hacerse, como mínimo, con 6 meses de antelación. Solo los eventos de menor envergadura se pueden planear satisfactoriamente en menos tiempo y son, generalmente, pequeños eventos sociales del tipo familiar.


Lo ideal es que evites fechas en vacaciones escolares, días festivos, o la concurrencia con otros eventos similares y la competencia que pueden suponer eventos deportivos de gran incidencia e interés.

Hay también algunos factores estacionales que pueden incidir en tu capacidad de convocatoria, tenlo en cuenta. Principalmente cuando toque planificar un evento de tipo abierto, ya que al ser normalmente de mayor afluencia, es más probable que un mayor porcentaje de personas no puedan asistir.


Lugar del evento

Otro paso fundamental, es la selección del espacio donde realizarás el evento. Para ubicar la locación ideal, es imprescindible que tengas claro el concepto del evento y hayas estimado el número de personas que asistirán. Te sugerimos empieces por recorrer las diferentes opciones de espacios disponibles. En la localidad donde se realice habrá salas, centros, y locales que podrás utilizar. Algunos serán de pago lógicamente.


Luego, elabora una lista de chequeo donde plasmes el rango de capacidad del local, infraestructura disponible, oferta de servicios y asistencia en materia tecnológica, entre otros aspectos claves. Visita las diferentes opciones de ubicación y, para cada una de ellas, llena tu lista de chequeo.


Posteriormente, puedes procesar toda esta información de diferentes maneras, pero una simple hoja Excel será suficiente.
Esto podrás hacerlo con un análisis comparativo de opciones, respecto a las necesidades del evento y, finalmente, seleccionarás la alternativa más adecuada.


¿Cómo se planifican las actividades de un evento?

Una vez definido el qué, cuándo y dónde, el siguiente paso es el cómo. Esto lo atenderás mediante la programación de actividades. Será tu calendario de trabajo y en él establecerás las diferentes acciones, sus tiempos de ejecución y quién tendrá cada responsabilidad.


Ya con toda esta información, puedes calcular el presupuesto del evento. Es un paso que solo puedes hacer, una vez tengas elaborada la programación de las actividades que requieres para tu evento. Hacerlo antes, implica riesgos de dejar por fuera aspectos importantes.


De la manera más detallada, meticulosa y organizada posible, debes realizar el presupuesto, ya que esto es imprescindible para ser un gran planificador de eventos. Y te permitirá obtener una visión definitiva, de los recursos que requieres para alcanzar el éxito del evento.


En todo presupuesto, debes considerar los costes fijos y variables. En los primeros, incluirás todos los gastos que implican cubrir servicios o productos, que son independientes de la cantidad de personas que asistan al evento. Publicidad y sonido, son un buen ejemplo de costes fijos.


Aquellos gastos que están directamente relacionados con la cantidad de invitados o asistentes al evento, son los que incluirás en costes variables. Entre estos incluirás lo referente a diseño e impresión de cartelería o flyers y los servicios de catering, entre otros.


Te recomendamos que no te olvides de añadir de un 10% a un 15% de gastos para imprevistos. Este fondo te permitirá contar con una cantidad extra para atender cualquier eventualidad. Y siempre ocurren eventualidades… 😉



Patrocinio y Publicidad del evento


Faltan aún dos importantes pasos por detallar, y para que así tengas completadas todas las etapas para la planificación de eventos de manera exitosa. Estás dos, están relacionadas con la celebración de eventos abiertos.


El primer paso, es el establecimiento de alianzas estratégicas con patrocinadores, que se harán cargo parcial o totalmente, de los costes del evento. La clave para ganar patrocinio, no está en pedir ayuda.


Lo más interesante para un patrocinador potencial, es que le ofrezcas una plataforma con la que ellos, también se beneficien y puedan medirlos en KPI-s para cumplir parte de sus objetivos empresariales. Si te interesa puedes echar un vistazo a nuestro artículo sobre cómo captar patrocinadores.


Es decir, que los patrocinadores también buscan poder llegar al público objetivo al que está dirigido el evento.


El otro paso, es la elaboración de un plan de publicidad, con el cual atraigas a más personas a tu evento.Llegar a tu público de manera directa, te permitirá crear nexos emocionales muy importantes, y en el corto plazo estos serán muy beneficiosos para tus objetivos.



Cualidades de un buen planificador


Hasta aquí hemos hablado del tipo de funciones que realiza un organizador de eventos, y ya sabemos qué es lo que hace un organizador de eventos.
Ahora te indicaremos las cualidades que debes desarrollar, para que seas un gran organizador de eventos. Sin duda alguna, no es tarea fácil, pero tampoco imposible. ¡Ánimo!

Un buen planificador de eventos, debe ser una persona persuasiva. Es una habilidad indispensable para convencer y atraer personas, hacia lo que estas promoviendo. Este tipo de personas tienen la particularidad de poseer el don natural, de ser extremadamente agradables.


Sin duda alguna, si vas a organizar un evento, otra cualidad que debes mostrar muy bien, es que seas una persona muy organizada. El éxito de cada evento, es que lo lleves con una adecuada gestión del tiempo, donde puedas prever con anticipación cada paso y un orden riguroso del plan.


El mejor planificador y organizador de eventos, debe ser capaz de trabajar bajo presión, sin perder su eficacia. Sin duda alguna, debe ser, además, un excelente comunicador, dada la importancia que tiene estar conectado con tu equipo en todo momento. Creatividad y talento, son otras cualidades que no pueden faltar, a la hora de organizar eventos, porque cada celebración debe ser única y extraordinaria.


Por sí misma, cada acontecimiento debe distinguirse de los otros. Apuesta por ideas nuevas y no seguir un mismo estilo para todos los eventos.


Debes ser hábil y eficaz para manejar situaciones y muchos detalles, previos a la realización del evento.


También debes ser paciente y flexible, para que te amoldes a los diversos cambios que exija tu cliente, sin que pierdas tu esencia.


Para darte una idea de lo que queremos decir con la flexibilidad, habilidad y eficacia, por ejemplo un evento para promocionar un producto verde, diseñado de manera ecológica y que permita una conciencia ambiental, sería buena fecha para su organización el Día Mundial del Medio Ambiente. Solo imagina la cantidad de adeptos que captarás con estrategias de este tipo. Pondrás muy alto tu nivel en organización de eventos, frente a tus más férreos competidores.




En qué consiste la organización de un evento


Ya tienes todo minuciosamente planificado, cuentas con unos objetivos definidos y has desarrollado un plan de trabajo, para llevar a feliz término el evento.


Ahora es el momento de activar al equipo de trabajo y asignar las responsabilidades, para que las tareas se cumplan en un tiempo óptimo.


Disminuir al máximo los fallos y los imprevistos, te permitirá organizar todo con éxito.


La comunicación entre todo el equipo, es algo fundamental. Te permitirá conocer, en tiempo
real, los avances de cada una de las personas
implicadas en la organización.


Para algunos aspectos, es más productivo que las tareas sean compartidas. Gestión de locales, patrocinadores, decoración y servicios de alimentos, son algunas de las que se gestionan mejor en equipo.


No obstante, siempre es recomendable que tengas definidos, los roles de coordinación en los comités o subcomités que crees para una mejor gestión. Ello garantiza, que no quedarán en el aire los compromisos, sino que tendrás un responsable que dirija los trabajos asignados.


De gran relevancia, es el desglose detallado del presupuesto. Cada miembro del equipo debe conocer, a cuánto debe ajustarse económicamente, cada tarea que le fue asignada, para garantizar que no se dispararán los gastos.


Dos aspectos se caracterizan, por lo dinámicos que son y lo que vienen cambiando. Uno es el uso de las nuevas tecnologías. Para ello el sonido, la iluminación y las imágenes, son imprescindibles en la organización de los mejores eventos, y además se renuevan muy continuamente.


El otro aspecto, se asocia directamente con el plan publicitario. Aunque hayas elaborado diversos folletos y anuncios, programado entrevistas y redactado notas de prensa para los medios de comunicación. No te olvides de tomar los contactos claves en las redes sociales.


La mejor recomendación que te podemos brindar, en lo que a publicidad se refiere, es que explotes las redes sociales, ya que publicita el evento de una manera que puede llegar a ser viral.


Debes crear un máximo de 3 hastags ya que de otra manera desvirtuarías su efecto aglutinador y se disuelve su influencia.Es interesante publicar diariamente en Twitter, Instagram y Facebook, entre otras redes sociales, para difundir información con contenido persuasivo del evento.


Por otra parte no dejes de realizar el seguimiento y control de las actividades programadas. Esta evaluación continua, te permitirá identificar desvíos e incumplimientos respecto a lo planificado, y activar correctivos de manera oportuna.




Plan General de un evento


En este punto, ya has conocido una serie de pasos que debes cumplir, para planificar y organizar eventos con garantía de éxito.


Sin embargo, consideramos de mucha importancia, presentarte de manera resumida, lo que sería tu plan general para la organización de eventos.


Este te indica las directrices y estrategias, para que alcances la máxima satisfacción de tu cliente. Son 3 las etapas que engloban todos los pasos y acciones que lo engloban.


1- Etapa de Planificación

Aquí defines los objetivos, el marco referencial y las directrices generales, que dan la idea de evento que tienes previsto celebrar.


Al plasmar toda tu planificación en un documento, éste se convertirá en tu mejor aliado, como instrumento de
gestión.


2- Etapa de Desarrollo

Esta se inicia a partir del momento, en que empiezas a tener acceso temporalmente al lugar del evento. Supervisas el montaje y harás los últimos toques con los proveedores, así como los ensayos pre-evento.


En esta etapa, también se incluye la propia celebración del evento, en la que debes tener perfecta coordinación, con todo el personal involucrado.


3- Etapa Post-evento.

Aquí es donde analizarás los resultados obtenidos, el logro de los objetivos y valorarás el grado de satisfacción de tu cliente.


Siempre debes tener presente, realizar los agradecimientos y reconocimientos a los patrocinadores, si este fuera el caso.


A través de las redes sociales puedes seguir interactuando, normalmente se suele hacer hasta máximo unos días posteriores al evento, para que recibas la retroalimentación de los co-responsables y de los asistentes.



Beneficios de ser organizador de evento

Son muchos los beneficios de ser un organizador de eventos. Existe un amplio mercado para las personas y pequeñas empresas, dedicadas a esta importante actividad, solo debes contar con una gran parte de las cualidades, que previamente ya te hemos señalado.


Una gran ventaja, es que requiere muy poca inversión para iniciarte en estas lides.


No serás una agencia de festejos, sino un organizador de eventos. Por tanto, desde tu propia casa, puedes empezar a coordinar y a promocionarte.


Hemos hecho una investigación y nuestras fuentes nos comentan que aunque pueden variar mucho, los márgenes de ganancias habitualmente, tras la culminación de cada evento que organices, oscilan alrededor del 20% en promedio, de la facturación de los servicios subcontratados.


Además de ello, cada evento te permitirá alcanzar mayor soltura e ir promoviendo tus contactos y relaciones personales.


A medida que te vas desarrollando, vas también conformando tu cartera de proveedores. Una vez que ya has realizado los primeros 5 eventos, ya vas sincronizando la gestión de los proveedores, y todo es más fácil.


En este punto, queremos profundizar más, en los beneficios que implica a muy corto plazo.


El que vayas consolidando buenas relaciones, con los mejores proveedores para eventos, te permitirá afianzar las relaciones, con base en la calidad y la responsabilidad de cada uno.


Toda persona o empresa dedicada a la organización de eventos, requiere maximizar su gestión de proveedores.


6 aspectos, son los fundamentales para todo evento. Ellos son: Ubicación, catering, decoración, sonidos y equipos técnicos, protocolo y servicios publicitarios.


Una vez tengas identificados los mejores proveedores, en al menos esas 6 especialidades, la organización de cada evento, se hará de una manera más fácil.


Tu experiencia, unido a la red de contactos y al dominio de las cualidades, serán determinantes al ofrecer tus servicios.


Un valor extra que te enriquecerá culturalmente, es que tendrás la oportunidad de conocer diferentes destinos, si tus eventos se producen en diferentes ubicaciones. Ya que a mayor proyección, te irán surgiendo un mayor número de eventos, para organizar fuera de tu área de influencia. ¡No pienses en descartarlos! ¡Asume el reto!



Ventajas de contratar un organizador de eventos


La planificación y organización de un evento, generalmente le añade una presión desmesurada, a los que serán tus potenciales clientes.


Esa es la principal y gran razón, por la que crece el interés y la importancia de acudir solicitando ayuda a un organizador de eventos. Que tienen que ser personas con vocación de servicio, liderazgo y experiencia en la materia.


Tal como te indicamos al principio del artículo, cada evento tiene como principal razón de ser la comunicación de algún mensaje.


Por tanto, debes transmitirlo eficientemente y tener coherencia, desde el momento que se inicia la planificación.


Sin embargo, existen otras razones que justifican que una empresa, institución, organismo o una familia, opten por contratar los servicios de un organizador de eventos.


Como todo servicio requiere que sea alguien especializado y de gran dedicación.

 Entre estos motivos se encuentran los siguientes:


1) El conocimiento del mercado, permite ser innovadores y proponer nuevas tendencias que dan mayor valor agregado al evento.

2) La experiencia permite elaborar el cronograma junto al cliente, lo que asegura mayor nivel de satisfacción.

3) En el día del evento, mantener la presencia activa que minimiza la tensión de los clientes y favoreciendo su bienestar y disfrute.

4) Saber reducir los imprevistos potenciales, manteniendo un seguimiento permanente de las actividades programadas.

5) Expertos en gestión, y una cartera propia de proveedores, con los que ya se mantienen excelentes relaciones y grado de confianza.

6) Fortalecer la imagen de quien los contrata.

7) Ahorrar tiempo y recursos económicos, por cuánto saben dónde buscar y cuánto vale cada servicio a contratar.


Saber que eres potenciador de esas 7 razones, que impulsan la búsqueda y contratación de un experto en organización de eventos, debe elevar tu autoestima y fortalecer tu confianza.



La imagen de un organizador de eventos


Tu desenvoltura como un auténtico organizador de eventos, tiene también cierto nivel de importancia. Saber proyectar tu mejor imagen personal, apropiada al acontecimiento que organizas, es también un valor agregado y te añade categoría, respeto y distinción.


Debes cuidar esos detalles, que te permitirán transmitir un sólido mensaje sobre tu nivel de experiencia, cultura y educación, amén de que eres una persona con seguridad.


Esas señales que emitirás con una adecuada imagen, harán que, día a día, se te abran más puertas.


Forman parte integral de la imagen personal, las expresiones verbales y vestuales con las que te comuniques.


Más aún en el ejercicio de una profesión que, generalmente, reviste cierto nivel de protocolo. Recuerda que lo que transmites con tu forma de vestir y actuar, es lo que perciben los
demás de ti.


El lenguaje y tono de voz son determinantes, pero ten presente que todo debe armonizar
a la perfección.


Procura enriquecer tu léxico y adecuar el volumen de tu voz, hazlo tuyo y que te represente. Pero que en ningún momento se sienta como algo actuado y fingido.


De la comodidad y seguridad con la que te desenvuelvas, también depende el éxito que tengas. De nada sirve que el evento sea perfecto, si tú te comportaras de una manera no adecuada. Cuida cada detalle y crea tu propia identidad.


Otórgale el justo valor a la imagen personal, pues ella será la que comunicará, en definitiva, tu nivel de responsabilidad y respeto hacia el trabajo. Te ayudarán a afianzar la seguridad en ti mismo y causará la mejor impresión en los demás.



Conclusión


Son muchos los motivos, personales y profesionales, por lo que es apasionante ser organizador de eventos. Todos conducen a un trabajo verdaderamente apasionante, emocionante y creativo, en el que vale la pena adentrarse para mantenerse muy activo. Esperamos que te haya gustado el artículo, hemos intentado que sea útil, puedes consultarlo siempre que quieras.


5/5

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