10 pasos para captar patrocinadores para eventos

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Para muchos eventos el patrocinio es la clave del éxito.  Además de financiar el evento, tener patrocinadores ayudará a que haya más asistentes y  tenga más relevancia también.

Por eso  hemos hecho una investigación para que tengas toda la información que necesitas para conseguir patrocinadores para tus eventos.

Hemos resumido en 10 pasos las acciones que debes seguir para buscar y encontrar espónsors para las fiestas, conciertos, o eventos que organices.

Antes de organizar el evento debemos asegurarnos de que habrá patrocinadores a los que les gustará patrocinarlo. Para ello debemos pensar de la misma manera que en la venta de un producto o servicio, y diseñar una propuesta de venta.  Describe de manera sintética los siguientes aspectos:


  • La misión o razón de ser del evento
  • El valor que se aporta a los patrocinadores
  • Lo que diferencia al evento de otros
  • Tipo y tamaño de la audiencia del evento 
  • El beneficio que el patrocinador conseguirá

Esta propuesta tiene que ser muy concisa, con solo unas líneas es suficiente.  Se utilizará para las comunicaciones iniciales para contactar posibles patrocinadores.


2- Identifica una audiencia del gusto de los patrocinadores

Si la potencial audiencia no está bien seleccionada, seguramente a los asistentes tampoco les gustará la experiencia del evento. Y esto traerá consigo malas recomendaciones para futuras ediciones.


Para evitar esto hay que definir el perfil del participante adecuado, que será el paso previo al resto del proceso, de conceptualizar, diseñar y planear el evento.


Para identificar la audiencia adecuada ten en cuenta estos 4 puntos: 


  1. Tema general ¿Qué tipo de evento es? Por ejemplo, ¿Es un evento dirigido a aficionados a la música? ¿conoces el rango de edad de ese tipo de aficionados? ¿Es un evento informativo o empresarial? Cuantos más datos del evento puedas definir más avanzarás en la tarea de identificar la audiencia más adecuada. Dependiendo de tus objetivos, podrás definir el tipo de participante que podrá asistir y que estará más interesado en el evento.

  2. ¿A quién le gustará? Para continuar con la definición del perfil de participantes hay que preguntarse a quién le interesará más el evento. ¿Quién sacará el mayor beneficio o lo aprovechará en mayor medida?

  3. ¿Qué se quiere conseguir? ¿Cuáles son los objetivos y los resultados esperados?

  4. ¿Qué valores se promueven? Cuando se comparten los mismos valores, se establece una conexión extremadamente fuerte. Para tener un mayor impacto en la audiencia, hay que identificar los valores que se promoverán.

Ahora que ya has reflexionado sobre la audiencia, puedes plasmarlo en un documento,  y con ello definir un perfil de asistente tipo. Que aunque sea ficticio te permitirá crear un mensaje que pueda emocionar a ese tipo de persona.


3- Crea una lista de patrocinadores alineados con tu propuesta

Tu primera acción previo a crear una lista de patrocinadores, debería ser a través de los contactos más cercanos, espónsors de eventos anteriores, o a través de amigos y colegas. Comunícate con ellos para saber si están interesados en patrocinar el evento, o si lo pueden recomendar entre sus contactos.

El paso posterior es crear una lista de posibles patrocinadores que estén alineados con la propuesta de venta y la audiencia potencial del evento. Como ya sabes no todas las organizaciones y empresas encajan en todos los eventos  y audiencia. Por lo que primero hay que crear categorías de posibles patrocinadores de eventos, con sectores específicos, verticales o demográficos, para tratar de buscar los más adecuados.

Después hay que investigar organizaciones y personas para ubicarlos en estas categorías. Una fuente de información de posibles patrocinadores de eventos es investigar quién ha patrocinado eventos en el pasado. Ya que de esta manera la información ayudará a crear el discurso para convencer a los patrocinadores.

Recuerda siempre que los patrocinadores de eventos quieren llegar a personas que potencialmente tienen interés es sus organizaciones, sus productos, o servicios. Y para conseguirlo los asistentes deben asociar el evento a su marca.

Si piensas en las necesidades de los asistentes, y enumeras las compañías que satisfacen esas necesidades, terminarás con una larga lista de patrocinadores potenciales.


4- Primer contacto

Hemos comprobado en nuestra investigación que traemos para ti, que muchos patrocinadores prefieren que el primer contacto sea por email. Esto les facilita el poder examinarlo y les da tiempo para hacer la investigación adecuada antes de responder y de tener la primera conversación. 

Otra forma que ven interesante es a través de las redes sociales, por la misma razón, ya que así es un enfoque más informal y menos intrusivo. 

De cualquier manera en ese email, o conversación por redes sociales, recuerda la concisa propuesta de venta y la identificación del tipo de audiencia que habrás preparado en los puntos, 1 y 2.


5- Analiza los datos

Debes tener un control y hacer un seguimiento de los email y mensajes en redes sociales que hayas realizado. Es evidente que no todos serán positivos, también es muy probable que de muchos no recibas contestación. No te desesperes, puedes realizar un segundo envío o continuar con la lista de patrocinadores, ampliando el espectro a nuevos sectores, empresas u organizaciones. Para estos envíos puedes utilizar herramientas que te facilitan todo este proceso, algunas son gratuitas hasta un número de emails determinado.


6- Crea una buena presentación que emocione

Ahora que ya tienes potenciales patrocinadores, que habrán mostrado su interés. Hay que hacer una presentación de la propuesta de venta del evento, lo más atractiva posible. Es muy importante el aspecto, pero todavía lo es más hacer hincapié en lo que el patrocinador podrá obtener con su patrocinio del evento, por ejemplo:

Anuncios en los sitios relevantes (escenarios etc.)

Logotipos (en señalización, correos, programas, etc.)

Oportunidades para hablar para, acceder, o dirigirse a la audiencia.

Marketing en los sitios web

Correo de publicidad

Marketing en redes sociales / menciones

Interacción y fotos compartidas (Gogotick)

Patrocinio en especie (alimentos, bebidas, impresión, audio y vídeo, etc.)

Pases VIP

Muchos organizadores de eventos crean niveles de patrocinio (Platino / Oro / Plata, etc. )  y personalizan cada patrocinio a las necesidades de cada patrocinador. Es importante ser flexible con estas categorías de patrocinio para facilitar el acceso al patrocinio de un mayor número de espónsors.


7- Personaliza las presentaciones

Cuando tengas hecha la presentación del punto 6, es importante que hagas una personalización para cada uno de los patrocinadores que han mostrado interés. O al menos una presentación para cada uno de los niveles que has definido en el paso anterior.

Tu propuesta de patrocinio de eventos tiene que destacar. Las organizaciones y empresas probablemente recibirán propuestas como la tuya habitualmente. Entonces, ¿por qué deben patrocinar tu evento sobre los demás?

Cuenta la historia de tu empresa. ¿Tu empresa tuvo comienzos humildes? ¿Hay algo relevante que pueda emocionar o inspirar? Si es posible crea el vínculo emocional con la empresa patrocinadora.

Personaliza la propuesta, y utiliza lo que aprendiste sobre los objetivos para mostrar cómo el evento puede ayudar al patrocinador en sus intereses y justificar el gasto. Describe el objetivo de evento, y la demografía de la audiencia, relacionándolo con el patrocinador y con la financiación necesaria.  


8- Haz llegar la presentación a los potenciales patrocinadores

Es conveniente previo a enviar la presentación, tener una conversación con el potencial patrocinador. Ya habrá recibido la propuesta del evento, y habrá podido mostrar cierto interés. La conversación es importante para poder extraer información adicional. Y conocer con algunas preguntas sobre lo que están buscando con respecto a los patrocinios de eventos y lo que quieren conseguir. Es un buen momento para mostrar los puntos fuertes del evento y trasladar el beneficio que les traerá. También es un buen momento para contrarrestar con detalles y datos las posibles objeciones que con seguridad tendrá.  

La mayoría de patrocinadores utilizan para la forma de medición de objetivos con indicadores clave basándose en  KPI.  Cuanto mejor entiendas su forma de medir los objetivos y lo que necesitan mayor probabilidad de éxito tendrá tu propuesta.

Otra forma de demostrar el valor tangible es ser abierto y transparente sobre todos los esfuerzos de marketing de eventos. 

Con toda la información extraída puedes introducirla en la presentación de cada patrocinador para conseguir una presentación que realmente enamore.

Y cuando tengas este paso hecho, ya puedes realizar los envíos de las presentaciones. Este es un envío que el patrocinador ya está esperando y por lo tanto la contestación debe ser en un plazo de tiempo reducido. 

Si después de recibir las contestaciones, no fuera suficiente el número de patrocinadores que acceden a patrocinar el evento, en ese caso deberías añadir nuevas organizaciones o empresas a la lista del punto 3 y hacer el mismo proceso descrito.


9- Informa sobre el ROI del evento

La relación con los patrocinadores se extiende mucho más allá de la aceptación de la  propuesta. Ya que son los clientes más importantes y a su vez los socios del evento. Si el evento sale bien, beneficia a todos.

Por lo tanto, es importante mantenerlos involucrados en cada paso del proceso y de lo que ocurra en el evento. También es importante informarle del retorno de su inversión o ROI 

Hay muchas formas de medir el retorno de la inversión (ROI) para cada evento:

Recuento, asistencia / divulgación de influencia, menciones en redes sociales, cobertura de prensa, datos de asistentes recopilados (satisfacción, conocimiento previo / posterior, etc.), sitio web único visitantes, ingresos, donaciones, clientes potenciales y ventas, o fotos compartidas (gogotick).


10- Crea una conexión con los patrocinados de cara al futuro

Los patrocinadores quieren asegurar que recibirán relevancia, difusión y exposición durante el evento y también después del evento.

Para conseguir patrocinadores de eventos hay que comprender las necesidades y ser lo suficientemente flexible como para satisfacerlos. A su vez para mantener a los patrocinadores de eventos hay que cumplir las promesas y fomentar una relación continua con ellos que dure mucho tiempo después del evento. 

Bueno con esto hemos terminado el artículo, esperamos que te haya gustado y sobre todo que te resulte muy útil. Recuerda que los patrocinadores buscan eventos a los que poder vincular la imagen de su organización y  hacer llegar sus mensajes a sus grupos de interés. Y que necesitan personas creativas como tú para conseguirlo.

5/5

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