¿Dónde trabajan los organizadores de eventos?

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La organización de eventos está dirigida por personas eficientes que supervisan eventos, corporativos, de networking, deportivos, sociales o de otro tipo. Son responsables de planificarlo y asegurarse de que se desarrolle sin problemas. Algunas de sus responsabilidades más comunes incluyen el establecimiento de objetivos con el cliente, la selección del lugar, el establecimiento del presupuesto, el horario, las atracciones que se presenciarán, el tema general y muchas más cosas. Como te puedes imaginar, esto implica muchos desplazamientos y viajes.


En la organización de eventos se viaja con frecuencia para la ejecución de las distintas tareas. Dado que los clientes pueden estar ubicados en lugares diversos, a menudo viajan para reunirse con ellos. Los gerentes de eventos también se desplazan para buscar posibles lugares para futuros eventos, para reunirse con personas o entidades involucradas, y para asistir ellos mismos al acontecimiento planeado.


Las grandes empresas, corporaciones u organizaciones si celebran varios eventos a lo largo de un año, suelen tener directores de eventos internos. Pero normalmente suelen ser personal contratado o forman parte de una gran empresa que gestiona y planifica los eventos específicamente. Sigue leyendo para saber todo sobre el trabajo y las responsabilidades de un gestor/gestora de eventos, y por qué este trabajo requiere viajar muchos. Los/las organizadores/organizadoras de eventos definitivamente, ¡podrán aprovechar los programas de fidelización por ser viajeros frecuentes!


¿Viajan mucho los organizadores de eventos?


Pronto todo volverá a la normalidad, y ¡saldremos todos de esta más reforzados! Con ello continuará el crecimiento y el potencial de los eventos sociales celebrándose por todo el mundo. La mayoría de los organizadores de eventos tienen que poder viajar mucho por su trabajo. En 2019, los destinos corporativos más populares en el mundo fueron lo siguiente:


  • Orlando, Estados Unidos
  • Londres, Reino Unido
  • Singapur
  • Las Vegas, Estados Unidos
  • Berlín, Alemania
  • Bangkok, Tailandia

Ya que la mayoría de las organizaciones que celebran estos eventos no tienen su sede allí, recae en los directores de los eventos visitar los lugares propuestos para verificar su idoneidad, elaborar los presupuestos y planificar reuniones con el propio personal del lugar.


Si los organizadores de eventos no están localizados en el mismo lugar que la compañía o la persona que los contrató, también puede que necesiten viajar para reunirse con esa persona. Incluso tendrían que viajar para reunirse con los conferenciantes invitados o las empresas que realizarán las actuaciones u otro tipo de entretenimientos programados para el evento.


Por supuesto, los gestores de eventos pequeños, que operan localmente y que planifican eventos de pequeña o mediana escala en un área concreta, pueden no tener que viajar tanto. Pero incluso entonces, pueden ser contratados para planificar un evento en otra ciudad o área geográfica a varias horas de su oficina, en cuyo caso tendrán que desplazarse también. En la organización de eventos por lo tanto, se viaja mucho por trabajo. Mantén el pasaportes al día y asegúrate de inscribirte en las tarjetas de puntos de ofertas a viajeros.



¿Qué hace un organizador de eventos?


Los gestores o planificadores de eventos como se les conoce a menudo dependiendo del país, son las personas responsables de la planificación de eventos sociales para corporaciones, organizaciones o personas. Conferencias corporativas en lugares exóticos, grandes galas, fiestas populares, o simplemente pequeños eventos de networking locales, todos estos eventos necesitan una persona que planifique y supervise dichos eventos. Aquí hay algunos de los tipos de eventos que se podrían tener que planear:


  • Conferencias
  • Exposiciones comerciales
  • Seminarios
  • Eventos deportivos

En general, los eventos pueden realizarse por razones corporativas, privadas o por fines sociales. En todos estos casos, la organización anfitriona del evento probablemente contratará a un/una organizador/organizadora para planificar el evento. Aunque tienen muchos deberes y responsabilidades, estas son las más comunes:


  • Planificación de eventos
  • Selección del lugar
  • Selección de proveedores y reuniones con ellos
  • Gestionar la logística
  • Solicitar feedback en el post-evento
  • Informe posterior al evento

En resumen, un administrador de eventos es responsable de la planificación y ejecución exitosa de un evento. Trabajan estrechamente con la organización del evento para determinar los objetivos, que definirán el éxito, y finalmente participarán para conseguir alcanzar esos objetivos. Cada aspecto del evento, desde dónde se celebra hasta qué tipo de servilletas se utilizan a la hora del cóctel, está dentro de la competencia de la organización de eventos.



¿Cómo se contrata a un organizador de eventos?



Generalmente, hay tres maneras de contratar a un director de eventos; las organizaciones pueden tener sus propios responsables internos, también pueden buscar una persona autónoma externa, o pueden contratar una gran empresa de gestión de eventos. Algunas de las ventajas y desventajas de cada método se enumeran en el cuadro siguiente:


Ventajas

Desventajas

Interno

Sin costes laborales extra

Puede tener efectos de menor competitividad

La organización tiene una supervisión directa

Puede que no tenga mucha experiencia

Puede que no tenga tantos contactos en la industria

Autónomo

Mejor para eventos más pequeños

Puede no ser capaz de manejar grandes eventos

Puede proporcionar un toque más personal

Puede ser más caro que un gestor de la casa

Empresa de Organización de Eventos

Mucha experiencia

Coste mayor

Años de relaciones dentro la industria

Puede no adaptarse tanto


Las organizaciones pueden tener en cuenta estas ventajas y desventajas al decidir quiénes quieren que gestionen su evento, así como la frecuencia con la que celebran eventos. Una organización que celebra un evento cada trimestre o mes, por ejemplo, puede querer tener un gerente interno, mientras que una que celebra uno o dos al año puede encontrar más rentable contratar a un gerente o empresa externa.


Las empresas también suelen seleccionar a los organizares en el lugar en el que quieren celebrar su evento. Hay empresas organizadoras ubicadas cerca de los lugares más populares de eventos del mundo, y las organizaciones pueden ahorrar significativamente en gastos de viaje si contratan a una de esas empresas. En lugar de tener que pagar a un gestor de eventos interno o a una empresa externa para que viaje por todo el mundo, la organización puede simplemente tener conferencias telefónicas y crear y establecer grupos de trabajo remotos online con la empresa ubicada cerca del lugar elegido. Esto también le da al anfitrión del evento el beneficio adicional de trabajar con una firma que probablemente ha planeado cientos de eventos en ese lugar específico.



¿Cuánto viajan los organizadores de eventos?


La cantidad de viajes y desplazamientos que los administradores de eventos realizan depende de cuántos eventos planeen y ejecuten, así como de dónde se llevan a cabo sus eventos. Según CareerExplorer.com, los planificadores y gerentes de eventos viajan regularmente a los diferentes lugares para explorarlos, hablan con los proveedores, asisten a conferencias y eventos, y se reúnen con los clientes. También depende de si ellos son parte de la organización, o si forman parte de una empresa o negocio externo.


Además de viajar a localizaciones y reuniones, los gerentes de eventos de la empresa viajan regularmente para reunirse con sus clientes. Ya que pueden estar trabajando en varias áreas y en varios eventos simultáneamente, por lo que pueden estar viajando constantemente a lo largo del año. Realmente depende de la empresa y los eventos que se llevan a cabo, así como de los lugares donde se celebren.


Los/las organizadores/organizadoras de eventos por cuenta propia no viajan tanto, especialmente si se centran en una región o ciudad específica. Muchos gerentes de eventos tienen carreras muy exitosas habiéndose centradado en una ciudad durante toda su carrera. Y si dedican algún tiempo al posicionamiento SEO en Google, pueden terminar siendo el organizador de eventos más importante de ese lugar en particular.


Algunos centros de celebraciones o emplazamientos de eventos populares pueden incluso tener un director de eventos preferente con el que recomiendan que la organización trabaje, lo que proporciona un negocio muy regular y estable. En estos casos, los gerentes de eventos pueden no tener que viajar mucho.



¿Qué tipo de eventos planifican normalmente los organizadores de eventos?


En general, los tipos de eventos que los directores de eventos planean y supervisan pueden dividirse en una de estas tres categorías: eventos corporativos, privados o de con fines sociales. Cada uno de estos tipos de eventos se describen con más detalle a continuación.


Eventos corporativos

Como el nombre sugiere, los eventos corporativos son eventos sociales que se llevan a cabo por corporaciones o empresas, generalmente con el propósito de desarrollar el negocio. Estos eventos se pueden desglosar en múltiples tipos de eventos que describen mejor lo que sucede en el evento, así como proporcionan una idea general del objetivo del evento.


Conferencias

Las conferencias se pueden realizar por varias razones y pueden ser organizadas o patrocinadas por una o varias compañías dentro de una industria en particular. El propósito de una conferencia suele ser reunir a los líderes de la industria y proporcionar una espacio único para que los clientes se reúnan con representantes de todas las empresas proveedoras que puedan ayudarles. También las conferencias a menudo disponene de un número de oradores invitados.


Seminarios

Los seminarios se celebran típicamente como una forma de cubrir algún aspecto particular de una industria, o como una experiencia educativa. Los seminarios más conocidos pueden tratar temas sobre finanzas personales o inversiones en bienes raíces, normalmente impartidos por un experto en la materia que trata de vender sus conocimientos. Una empresa u organización también puede celebrar un seminario como forma de informar a las personas de la industria sobre los problemas o retos particulares que se plantean. Por lo general, para asistir a los seminarios es necesario pagar para entrar en ellos.


Presentaciones comerciales

Las ferias comerciales son similares a las conferencias, pero su propósito es más bien mostrar los nuevos productos de una industria. La industria del juguete tiene múltiples ferias comerciales, donde las empresas y los compradores pueden venir y ver los más novedosos juguetes del mercado. Casi todas las industrias tienen varios tipos de ferias, que son organizadas por asociaciones profesionales que representan a esa industria. También suelen ser organizadas por las empresas más grandes del sector.


Lanzamiento de productos

Los lanzamientos de productos son eventos sociales a gran escala que tienen una fuerte presencia de medios de comunicación, periodistas e interesados en la industria. Un buen ejemplo de un lanzamiento de producto puede ser el estreno privado de una película solo dirigido a críticos de cine y a los medios de comunicación. El objetivo principal de un evento de lanzamiento de producto es obtener la máxima exposición mediática y crear un capital conversacional para el producto o servicio.


Eventos de Team-Building

En lugar de estar orientadas a clientes potenciales o clientes, muchas corporaciones organizan también a lo largo del año múltiples eventos de formación de equipos para sus empleados. Estos eventos tienen como objetivo ayudar a construir un equipo más cohesionado, ayudar a los empleados a entender mejor los objetivos de la organización, o simplemente como un incentivo por un buen bien realizado.


Las corporaciones necesitan organizadores de eventos para llevar a cabo estos enormes eventos, y dado que muchas de estas corporaciones tienen sus sedes en todo el mundo, es muy probable que el gerente de eventos tenga que viajar durante la planificación y ejecución del mismo.


Eventos privados

Los eventos privados son cualquier tipo de evento que sea organizado por un individuo para una lista exclusiva de personas. Las fiestas son probablemente el ejemplo más conocido, pero esta categoría podría incluir bodas, grandes fiestas de cumpleaños, Bar/Bat Mitzvahs, o fiestas privadas exclusivas celebradas por celebridades; la lista incluye básicamente cualquier circunstancia por la que alguien quiera hacer una fiesta.


Aunque probablemente no contratarás a un organizador de eventos para el séptimo cumpleaños de tu hijo, puedes considerar la posibilidad de contratar a un asistente de bodas para ese gran día especial, y estos son los/las organizadores/organizaoras de bodas. Si tu planificador de bodas es local y estás planeando una boda en otros destino, el organizador de eventos probablemente tendrá que viajar al menos una vez para explorar el lugar.


Un gestor de eventos puede definitivamente ayudar a que un evento privado alcance el siguiente nivel de sofisticación y clase, y si no tienes experiencia en organizar eventos divertidos para un grupo grande de personas, puede valer la pena el dinero invertido en contratar a un profesional que tenga experiencia en esos eventos en particular. Al menos eliminará parte del estrés de hacer la fiesta.


Eventos con fines sociales

Finalmente, el tercer gran tipo de eventos sociales son los eventos con fines sociales. Probablemente has oído hablar de las cenas que cuestan 20.000 euros por plato, el objetivo de estos eventos no es cobrar de más por un trozo de pollo, sino recaudar dinero para una causa concreto. Es mejor que un gerente de eventos esté ahí para asegurarse de que este tipo de eventos va de acuerdo al plan.


En casi todos los casos, el objetivo de los eventos con fines sociales es recaudar dinero para una organización sin ánimo de lucro o una causa digna. Sin embargo, muchas organizaciones sin fines de lucro realizan eventos regionales, como una forma de contribuir a su comunidad local.


En estos casos, los organizadores de eventos trabajan estrechamente con la organización sin ánimo de lucro para determinar los objetivos del evento, elegir el lugar, organizar los conferenciantes invitados, expertos o las actuaciones, y organizar la comida o el catering.


Los eventos con fines sociales pueden ser de una amplia variedad de tipos diferentes entre ellos, subastas, maratones, galas, eventos deportivos o conciertos son algunos de los más conocidos. Recaudan millones cada año. Y para asegurarse de que los invitados se divierten, un director de eventos es una parte importante del proceso de organizar uno de estos eventos.



¿Dónde podrían tener que viajar los organizadores de eventos?


En una palabra, pueden potencialmente tener que viajar por todo el mundo. Los gerentes internos de las grandes corporaciones pueden encontrarse viajando a un nuevo lugar cada año mientras la compañía trata de cambiar el lugar para sus eventos anuales.


Hay localizaciones extraordinariamente populares en todo el mundo; Dubai en el Medio Oriente, París, Roma, o Berlín en Europa, Singapur, Bangkok, Tailandia, o Tokio en Asia, Sydney Australia, Nueva York… en fin la lista es interminable y emocionante pensar en ello.


Los eventos llevan enormes cantidades de ingresos a los lugares donde se celebran, no solo al centro o emplazamiento específico, sino también a la economía local. Si los asistentes no se quedan en el recinto todo el tiempo, es probable que se desplacen por el área para ver los lugares de interés, comer, ontribuir con su gasto en la economía local, o simplemente ver algún tipo de espectáculo.


Debido a esta enorme cantidad de ingresos potenciales, los lugares exóticos de todo el mundo están en una constante lucha para tratar de convencer a los administradores de eventos para que les consideren candidatos para su próximo evento.


Un director de eventos puede encontrarse en Asia un mes para un evento, luego en Europa para otro el mes siguiente o un trimestre después. En otras palabras, los mejores y más ocupados organizadores de eventos pueden fácilmente encontrarse viajando por los cuatro continentes, claro… excepto la Antártida por supuesto, y todo ello en el curso de un año.


Si te gusta viajar, no hay nada mejor que la vida de un organizador de eventos global. Es especialmente genial porque si viajas por negocios, no pagas por el vuelo o los gastos.



Conclusiones


Si alguna vez te has preguntado si los organizadores de eventos viajan, la respuesta es un rotundo sí. Las empresas más grandes del mundo contratan a sus expertos para eventos en todo el mundo, los centro o emplazamientos locales tienen gerentes de eventos internos que se tienen que desplazar para reunirse con los clientes, o sino las organizaciones con gerentes de eventos internos los envían a lugares exóticos para buscar lugares y reunirse con los proveedores.


La única excepción a esta regla sería posiblemente el trabajador autónomo o el/la organizador/organizadora de eventos de una pequeña empresa que opera en una región o ciudad en particular, en estos casos, el gerente de eventos puede viajar para reunirse con un cliente en un lugar diferente, pero no tendrá que viajar tanto para visitar los lugares.


Los eventos sociales son un negocio de 1,5 billones de dólares , por lo que las ciudades y los países siempre están compitiendo para atraer algo de ese dinero. Como resultado, los organizadores de eventos viajarán por todo el mundo en la ejecución de sus tareas. La gestión de eventos es un trabajo divertido, emocionante y desafiante para quien tenga alma aventurera y ame ver nuevos lugares y conocer gente continuamente.

5/5

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