12 pasos para organizar eventos en un bar

Organizar un evento puede ser una tarea abrumadora, especialmente si son eventos grandes, con muchas personas implicadas, multitud de actividades, localizaciones, logística etc.

Pero incluso organizar un evento para tu local, bar, o restaurante, es una labor que muchas veces exige toda nuestra energía para que el resultado sea perfecto. Por esta razón hemos preparado una guía de 12 pasos que te ayudará a planificar tus próximos eventos. Ya que una vez dividido en pequeñas tareas, el evento se vuelve mucho más manejable. Es más fácil visualizar lo que se ha completado y lo que falta por hacer antes durante e incluso después del evento.

Guía de 12 pasos pra planificar eventos

1. Establecer metas y objetivos del evento

Los asistentes del evento buscan algo más que asistir a un evento: buscan una experiencia. Y para crear una experiencia, cada elemento del evento debería estar hecho pensando en el objetivo.  Los objetivos pueden ser de 4 tipos:

• Económico: Conseguir beneficios y mayor número de ventas.
• Imagen: Mejorar la imagen del bar
• Promoción: Darse a conocer, también entre los medios de comunicación
• Crecimiento: Conseguir nuevos clientes, 

2. Elegir el tema del evento

Para definir el tema debes tener en cuenta los objetivos o el propósito establecido.  También el público o el tipo y cantidad de asistentes, así como la meteorología, ya que por ejemplo una fiesta hawaiana un día de lluvia puede ser divertida, pero atraerá menos gente. ¡Ten en cuenta todos los detalles!

3. Determinar el público objetivo

 Para definir el tipo de asistente debes responder a las siguiente pregunta ¿Quién quieres que vaya a tu bar?

4. Seleccionar la hora y la fecha del evento

Establecer un horario para el evento, ayuda a planificarlo y es una información que los asistentes deben conocer con el mayor detalle posible, ya qué la hora a la que serán las diferentes actividades les permitirá organizarse.

5. Selecciona alguna actividad diferente

Las actividades divertidas, emocionantes y atractivas son las que ayudan a que el evento sea un éxito, y que todos la recuerden. Además incentivará a los asistentes a consumir en el bar mucho más…

Si hay oradores, presentadores,  o animadores,  confírmalos con suficiente antelación. Lo importante es  destacar entre la concurrida oferta de eventos de tu ciudad ¡Pero ojo, mantente dentro del presupuesto!)

6. Cuida el presupuesto

Cuando organizas un evento es muy fácil desviarte del presupuesto. Guarda siempre una cantidad e reserva, como margen para los imprevistos que habitualmente se producen. ¡Aunque tranquilidad todo está bajo control!

7. Patrocinio

Identifica y contacta con patrocinadores, socios, vendedores, o distribuidores.

¡Todo ayuda! Échale un vistazo a nuestro artículo para captar patrocinadores para tus eventos aquí.

8. Promociones

Crea  promociones para incluirlas y difundirlas en flyers, pósteres, correos electrónicos, redes sociales, eventos de Facebook, sitios web, anuncios, etc. Que se muestren en todos los lugares posibles.

Los artículos promocionales como premios y regalos son siempre una buena idea en un evento, y más si son útiles y dan visibilidad al evento y sobre todo al local.

9. Sonido & Iluminación

Revisa el equipamiento audiovisual, y valora si es necesaria una iluminación especial, modificar el sistema de sonido,  los altavoces,  la música, o lo que sea que necesites para tener un evento impactante.

10. Decoración

Cuida la decoración, si es necesario dale unos retoques a la decoración habitual, o incluso si hay que alquilar algún elemento decorativo. También ten en cuenta el exterior del local y la señalización que puedes realizar en los exteriores.

11. Google events

Publica el evento en Google, esto dará mayores posibilidades de visibilizarlo. Pero si no sabes cómo hacerlo no te preocupes nosotros te indicaremos cómo, nos encargaremos de todo.

12. Dinamiza el evento con Gogotick

¿Quieres que los asistentes tengan un recuerdo inolvidable? ¿Qué lo guarden de recuerdo y participen con sus propias fotos?  Puedes crear un evento  con Gogotick. Si contratas un evento único, esto te permitirá tener un control de los contenidos y poder proyectar en pantallas las imágenes que tú decidas que se compartan con todos los asistentes, entre otras funcionalidades.  ¡Échale un vistazo!

Conclusión

Esperamos que os haya gustado el artículo y que os sea muy útil en la planificación de los eventos del hotel, bar o restaurante. 

¡Os deseamos muchos éxitos!