Cuánto tiempo debe durar un evento

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Si estás encargado de organizar un evento, quizás te preguntes, ¿Cuánto debe durar? La duración adecuada del evento, ni muy prolongada ni muy reducida, es un factor clave para que tenga éxito.  Es por esta razón que hemos hecho nuestras investigaciones que te presentamos para que te ayuden en tu tarea.

La duración de un evento depende de su tipo (corto, media jornada, jornada completa, o de múltiples días). Pero para cualquiera de ellos hay que establecer una hora de finalización aunque los asistentes puedan tener flexibilidad para abandonarlo de forma escalonada. 

Por su duración los eventos pueden ser:

  • Cortos de 20 minutos a 2 horas
  • Media jornada  de 2 horas hasta  5 horas
  • Jornada completa de 5 horas a 10 horas. Aunque pueden prolongarse. 
  • Múltiples días la mayoría están entre 2 y 10 días. Aunque pueden llegar incluso a un mes completo

  1. Duración típica de eventos

Hay muchos tipos de eventos, la prueba es que todos estamos involucrados en multitud de actividades de manera diaria, semanal, o con otra periodicidad. Algunos son con amigos, otros con nuestras familias, con compañeros de trabajo o de aficiones. También pueden ser desarrollos en un ámbito privado o profesional. En fin la catalogación de todos los tipos de eventos puede ser de lo más variada.

Pero teniendo en cuenta las características de sus asistentes y los objetivos  del evento los tipos de eventos pueden ser:

  • Sociales
  • Empresariales
  • Académicos
  • Ocio
  • Deportivos
  • Educativos

Aunque los eventos pueden llegar a ser tan variados y sorprendentes que no hay ninguna regla fija, en nuestra investigación hemos reunido y agrupado los datos que indican el consenso general en cuanto a la duración de un evento.

Los eventos típicos suelen tener una duración tal y como se resume en la tabla inferior:

Duración de los eventos

Duración del Evento Cortos
(20´-2 h)
Media jornada
(2h-5h)
Jornada completa
(4h-10h)
Múltiples días
(2 días-10 días)
Sociales reunión de amigos bodas ferias festivales
Empresariales cocktails conferencias talleres congresos
Académicos clases profesionales entregas de diplomas/td> fiestas de graduación hackatones
Ocio exposiciones espectáculos conciertos festivales
Deportivos partidos carreras populares triangulares campeonatos
Educativos charlas cursos debates congresos

  1. Hora de finalización definida

Algunos eventos siempre tienen un tiempo de finalización definido. Esto es debido a que se celebran en una sala o lugar con una hora de cierre bien establecida, y por lo tanto hay que adaptarse a ella. También puede tratarse de una fiesta de cumpleaños infantil, puesto que los niños deben tener un horario fijo para sus rutinas diarias, el evento debe tenerlo en cuenta. En el caso de los cócteles empresariales, la hora de finalización debe ser clara puesto que los invitados cuentan con agendas muy exigentes, y si el evento no tiene una hora de finalización complica la participación de este tipo de asistentes.

  1. Sin hora de finalización

Sin embargo si se tarta de fiestas nocturnas, celebraciones familiares, o fiestas de bailes, la hora de cierre es más abierta, y suele no estar establecida. Pero a pesar de todo, se debe poner una hora para el final del evento.

Porque aunque el evento pueda durar hasta altas horas de la madrugada, el organizador del evento debe definir el límite, y hacérselo saber a los más rezagados de la fiesta durante el propio evento.  En cualquier caso lo más conveniente es indicar la hora de finalización en la misma invitación, para que todos los asistentes tengan esa información de antemano.

Siempre ocurre en todas las celebraciones, que hay invitados que se quedan hasta que no haya más remedio que dar por finalizado el evento. Estos se resistirán a marcharse, y es que a todos nos ha pasado que hemos querido alargar la fiesta lo más posible.

Pero para la organización y también los encargados de la limpieza o del desmontaje no es una situación tan divertida. Un truco muy utilizado, para conseguir dar por finalizado el evento, es comenzar las labores de la limpieza y desmontaje cuando se ha estimado que es la hora del final, pero eso sí, siempre que se haya pasado la hora límite comunicada a los asistentes.

  1. Fiestas infantiles, bodas y cócteles

Las bodas pueden durar más de cinco horas, si por ejemplo la ceremonia tiene lugar por la tarde y la fiesta es a continuación. En estos casos a veces no es necesario poner un tiempo de finalización en la invitación, ya que si hay un traslado de los asistentes tras el evento en autobús o de otra forma. Este traslado marcará su final.

Como ya hemos dicho en cambio las fiestas infantiles requieren una hora de finalización, y cuanto más pequeños sean los niños mejor hay que especificar el final. Además en este caso eventos de 2 horas son más que suficientes. Para los niños mayores en cambio pueden organizarse fiestas de 3 y 4 horas. Hay excepciones, por ejemplo las fiestas de pijamas, pero  claro... Deben terminar antes de la hora de la comida del día siguiente. 

Los cócteles que se realizan a veces antes de eventos como el teatro o un concierto, deben durar aproximadamente dos horas. Y es aconsejable establecer una hora de finalización para que los invitados tengan el tiempo suficiente para llegar al evento posterior al cóctel.

Como organizador del evento, debes establecer la hora de finalización. Dado que cada situación, fiesta o evento tiene sus propias necesidades y características. Debes elegir bien para acertar con el tipo de fiesta y los invitados al evento. 

  1. Conciertos

Un concierto o evento musical puede variar bastante en su duración, puede ir desde 20 o 30 minutos para uno muy breve, hasta un par de horas para un concierto típico. Pero incluso puede llegar a durar una tarde o un día completo si hay varios artistas que actúan. Y claro un festival de música es un evento que se puede prolongar durante varios días, con sus noches... 

Conclusión

Esperemos que te resulte útil la información que hemos reunido en este artículo. A pesar de que es un asunto complejo el de determinar la duración de un evento, hemos hecho una aproximación analizando el tema desde todos los puntos de vista posibles.

Y sin más te deseamos mucha suerte cuando tengas que organizar tu próximo evento. Y que elijas bien la duración, para que sea todo un éxito, el antes, el durante y el después del evento.

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