Cuanto debe durar un evento

Cuánto tiempo debe durar un evento

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Si estás encargado de organizar un evento, quizás te preguntes, ¿Cuanto debe durar el evento? La duración adecuada del evento, ni muy prolongada ni muy reducida, es un factor clave para que tenga éxito.  Es por esta razón que hemos hecho nuestras investigaciones para que te ayuden en tu tarea.

La duración de un evento depende de su tipo (corto, media jornada, jornada completa, o de múltiples días). Pero para cualquiera de ellos hay que establecer una hora de finalización aunque los asistentes puedan tener flexibilidad para abandonarlo de forma escalonada. 

Los tipos de eventos teniendo en cuenta las características de sus asistentes y los objetivos  del evento pueden ser:


-Sociales

-Empresariales

-Académicos

-Ocio

-Deportivos

-Educativos

Los eventos pueden ser:

  • Cortos de 20 minutos a 2 horas
  • Media jornada  de 2 horas hasta  5 horas
  • Jornada completa de 5 horas a 10 horas. Aunque pueden prolongarse. 
  • Múltiples días la mayoría están entre 2 y 10 días. Aunque pueden llegar incluso a un mes completo

Los eventos típicos suelen tener una duración tal y cómo se indica en la tabla inferior. Aunque los eventos pueden llegar a ser tan variados y sorprendentes que no hay ninguna regla fija, en nuestra investigación hemos reunido y agrupado los datos para que se resuman en la siguiente tabla:

 

DURACIÓN DEL EVENTO Cortos
(20´-2 h)
Media
jornada
(2h-5h)
Jornada
completa
(4h-10h)
Múltiples
días
(2 días-10 días)
Sociales reunión de amigos bodas ferias festivales
Empresariales

cocktails

conferencias

talleres

congresos

Académicos

clases profesionales

entregas de diplomas

fiestas de graduación

hackatones

Ocio

exposiciones

espectáculos

conciertos

festivales

Deportivos

partidos

carreras  populares

triangulares

campeonatos

Educativos

charlas

cursos

debates

congresos


1.-Hora de finalización definida

Algunos eventos siempre tienen un tiempo de finalización definido. Esto es debido a que se celebran en una sala o lugar con una hora de cierre bien definida, y por lo tanto hay que adaptarse a ella. También puede tratarse de una fiesta de cumpleaños infantil, y los niños deben tener un horario fijo para sus rutinas diarias, y el evento debe tenerlo en cuenta. En el caso de los cócteles empresariales, la hora de finalización debe ser clara puesto que los invitados cuentan con agendas muy exigentes, y si el evento no tiene una hora de finalización complica la participación de este tipo de asistentes.


2.-Sin hora de finalización

Sin embargo si se tarta de fiestas nocturnas, celebraciones familiares, o fiestas de bailes, la hora de cierre es más abierta, y suele no estar establecida. Pero a pesar de todo, se debe establecer una hora para el final del evento.

 

Porque aunque el evento pueda durar hasta altas horas de la madrugada, el organizador del evento debe establecer el límite, y hacérselo saber a los más rezagados de la fiesta durante el propio evento.  en cualquier caso lo más conveniente es indicar la hora de finalización en la misma invitación.

 

Siempre ocurre en todas las celebraciones, que hay invitados que se quedarán hasta que no haya más remedio que dar por finalizado el evento. Estos se resistirán a marcharse, y es que a todos nos ha pasado que hemos querido alargar la fiesta lo más posible.

 

Pero para la organización y también los encargados de la limpieza o del desmontaje no es una situación tan divertida. Un truco muy utilizado, para conseguir dar por finalizado el evento, es comenzar las labores de la limpieza y desmontaje cuando se ha estimado que es la hora del final, pero eso sí, siempre que se haya pasado la hora límite comunicada a los asistentes.


3.-Fiestas infantiles, bodas y cócteles

Las bodas pueden durar más de cinco horas, si por ejemplo la ceremonia tiene lugar por la tarde y la fiesta es a continuación. En estos casos a veces no es necesario poner un tiempo de finalización en la invitación, ya que si hay un traslado de los asistentes tras el evento en autobús o de otra forma. Este traslado marcará su final.

En cambio las fiestas infantiles requieren una hora de finalización, y cuanto más pequeños sean los niños mejor hay que especificar el final. Además en este caso eventos de 2 horas son más que suficientes. Para los niños mayores en cambio pueden organizarse fiestas de 3 y 4 horas. Hay excepciones, por ejemplo las fiestas de pijamas, pero  claro… Deben terminar antes de la hora de la comida del día siguiente. 

Los cócteles que se realizan a veces antes de eventos como el teatro o un concierto, deben durar aproximadamente dos horas. Y es aconsejable establecer una hora de finalización para que los invitados tengan el tiempo suficiente para llegar al evento posterior al cóctel.

Como organizador del evento, debes establecer la hora de finalización. Dado que cada situación, fiesta o evento tiene sus propias necesidades y características. Debes elegir bien para acertar con el tipo de fiesta y los invitados al evento. 

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4.-Conciertos

Un concierto o evento musical puede variar bastante, desde 20 o 30 minutos para uno muy breve, hasta un par de horas para un concierto típico. Pero incluso puede llegar a durar una tarde o un día completo si hay varios artistas que actúan.

En los festivales de música el evento se puede prolongar durante varios días, con sus noches… 

 


Conclusión

Esperemos que te resulte útil la información que hemos reunido en este artículo. A pesar de que es un asunto complejo el determinar la duración de un evento, hemos hecho una aproximación analizando el tema desde todos los puntos de vista posibles.

Y sin más te deseamos mucha suerte cuando tengas que organizar tu próximo evento. Y que elijas bien la duración, para que sea todo un éxito, el antes, el durante y el después del evento.

5/5

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