Cómo fotografiar eventos corporativos: 12 consejos esenciales

Fotografiar eventos corporativos
Índice

Fotografiar eventos corporativos puede ser una fuente de ingresos para cualquier fotógrafo. Aunque no es tan excitante o artístico como otras formas de fotografía, a menudo también hay posibilidades para poder tomar grandes fotos y a su vez complacer a los cliente.

¿Cómo deberías fotografiar un evento corporativo? Hay 12 consejos esenciales:

  1. Crea un contrato tipo
  2. Pregunta los detalles al cliente
  3. Explora la ubicación
  4. Accesorios, material y copias de seguridad
  5. Mézclate con el evento
  6. Mantén el flash a mano
  7. Realiza las fotos esenciales temprano
  8. Pregunta a los invitados antes de fotografiarles
  9. Conoce tu cámara
  10. No tomar fotos de gente comiendo
  11. Incluye todas las fotos extra esenciales
  12. Entregar rápido

Debido a lo importante que es la fotografía de eventos corporativos para los clientes, lo mucho que se puede pagar, y los desafíos que conlleva, puede ser abrumador iniciarse en esta área. A pesar de este temor inicial, en cambio vale la pena dedicarle tiempo a ofrecer fotografía de eventos corporativos. El premio es grande, los clientes a menudo ofrecen trabajo de manera recurrente, y puedes fácilmente hacer contactos y networking con otros en el evento si eres un poco abierto o sociable.

Aquí te traemos 12 consejos esenciales para empezar a fotografiar eventos corporativos, cubriendo todo el proceso desde el establecimiento del acuerdo hasta el seguimiento del cliente.

  1. Crea un contrato tipo

El primer paso para fotografiar eventos corporativos, o tomar cualquier foto para un cliente, es establecer un contrato adecuado. Dar este paso asegurará que tanto tú como el cliente estéis en la misma sintonía antes de que el evento comience.

Especialmente si estás empezando, es fácil pensar que la negociación sobre el dinero y los detalles del contrato pueden hacerse después. Si no se establece un contrato antes de que se haya hecho cualquier trabajo, es probable que no se pague en absoluto el precio que el trabajo objetivamente vale. Hablar de dinero puede ser difícil para los fotógrafos y también para los clientes, así que estos son algunos consejos para hacerlo más fácil:

  • Consigue del cliente un resumen del trabajo a realizar o briefing
  • Fija tu precio con base en ese brief - no te preocupes por ir demasiado alto
  • Explica tu proceso de trabajo y haz que se den cuenta de tu valor

El consejo común de que se obtiene lo que se paga también es cierto aquí. Si puedes demostrar, hablando con los clientes y tu portfolio, que vales el precio que has fijado, ellos estarán dispuestos a pagar el precio.

Una vez que los clientes aceptan un precio y el alcance del trabajo, ponlo todo por escrito y firmadlo. Luego, consigue un depósito para recibir algún tipo de compensación incluso si el evento es cancelado. Normalmente, un depósito debe ser entre el 10 y el 50 por ciento del precio total.

  1. Aclara cualquier duda pronto

Ahora ya has conseguido un acuerdo y tienes un contrato asegurado, ¡felicidades! El siguiente consejo importante es asegurarte de que tienes acceso a toda la información necesaria.

Harás tu mejor trabajo fotografiando el evento si conoces toda la información de antemano. Las preguntas para los clientes deberían asegurarte que conoces lo siguiente:

  • ¿Dónde trabajaré y guardaré el equipo en el evento?
  • ¿Hay acceso a WiFi?
  • ¿Cuántos invitados asisten?
  • Si hay múltiples eventos sucediendo a la vez, ¿en qué preferirías que me concentrara?
  • ¿Hay un programa para el evento?

Todas estas preguntas están destinadas a asegurar que tu haces tu mejor trabajo, y que el cliente estará satisfecho con las fotografías que tomes en el evento. Entrar en el evento con una lista clara de las fotos a tomar y de todas las tareas importantes, optimizará tu flujo de trabajo y hará el evento más fácil para todos.

  1. Explora la ubicación

Para preparar el evento, explora el lugar antes de que empiece. Esto puede suceder a menudo una hora o dos antes de que el evento en sí comience, mientras el personal está preparando las mesas y dando los últimos toques. Cuanto antes se pueda ver el lugar, mejor.

Ser capaz de ver la ubicación y la disposición antes de llegar es clave para estar preparado. Las cosas que hay que tener en cuenta durante la exploración inicial incluyen:

  • Donde está la mejor iluminación
  • Como obtendrás tomas del orador o conferenciante principal u otros eventos mientras te mantienes fuera de la escena
  • Los mejores ángulos para todos los eventos...
  • Ventanas grandes
  • Logos de la empresa
  • Desde donde es mejor tomar fotos de grupos de personas

La posición y los ángulos son algunas de las caracterísitcas más importantes de cualquier foto. Ser capaz de tomarte tu tiempo para elegrilos, descubririlos y decidir, será una gran ayuda para obtener fotos de alta calidad que satisfagan al cliente.

  1. Accesorios, material y copias de seguridad

Llevar varios objetivos y accesorios es esencial para obtener las mejores fotos posibles. A menudo en los eventos, no tendrás mucho tiempo para cambiar entre las lentes y los accesorios. Debido a esto, los objetivos zoom tienden a ser los mejores para este trabajo.

Si tienes varios cuerpos de cámara, mantener una lente principal con una buena distancia focal, como 50mm, en uno de ellos es una gran idea. De esa manera, la segunda puede ser usada y configurada para usos específicos.

Si tienes la oportunidad de ver el entorno antes de traer tu equipo, es aún mejor. Sabrás cuán lejos estarás de la mayoría de los sujetos y podrás prepararte en consecuencia.

Como equipo mínimo, trae un objetivo zoom largo y un objetivo zoom corto. En combinación, estos no se pueden usar para retratos, fotos de grupo conversando, fotos de detalles, y fotos de grupo.

Lleva material de repuesto y backups siempre que sea posible, especialmente si el evento requiere que tengas que viajar. Ser incapaz de terminar de fotografiar un evento porque tu equipo se rompió no es profesional y no inspirará confianza. Los repuestos esenciales son:

  • Tarjetas de memoria
  • Baterías
  • Filtros para lentes
  • Objetivos (al menos dos diferentes)
  • Cargadores de baterías
  • Flash externo

Esto puede parecer mucho material, pero tener acceso a todo esto podría ayudarte a salvar el evento.

  1. Mézclate con el evento

Estar concentrado mientras se fotografía un evento corporativo es la clave. Nadie quiere que un fotógrafo se presente con ropa llamativa, o corriendo y distrayendo a los asistentes del evento.

De vez en cuando, los clientes pueden pedirte que te vistas de una manera específica. Siempre es bueno preguntar cuál es el dress code para el evento si no te lo dicen. Si los asistentes normalmente van a estar vestidos con un traje o vestido, sería poco profesional y una distracción para el evento quizás aparecer con una camiseta y unos vaqueros.

Hemos escrito un artículo que quizás te interese, sobre la vestimenta de un fotógrafo en un evento, aquí.

Concentrarte también te ayudará enormemente cuando intentes conseguir tomas emocionales. Los mejores fotógrafos a menudo se mezclan tan bien en el ambiente que los asistentes no los notarán hasta que el fotógrafo hable o el flash se apague.

Sin embargo, mezclarse es más que la forma de vestir. Como fotógrafo del evento, es fácil pensar que para tomar la mejor foto en todo momento, hay que que correr por todos lados y con ello estar afectando al discurrir del evento. No bloquees la visión de los invitados mientras estás tomando fotos. El paso ocasional está bien, pero si tu notas que la gente está molesta con tu presencia o que estás constantemente tratando de pasar delante, reevalúa tus métodos.

  1. Mantener el flash a mano

A menudo, los eventos corporativos no cuentan con una gran iluminación. Para asegurarte que las personas salen bien en las fotos y con una buena iluminación, un flash externo para tu cámara es esencial. Habla con el cliente para asegurarte de que el flash está permitido en el evento, y úsalo de la mejor manera posible.

Es mejor dejar el flash en la cámara todo el tiempo, aunque no lo uses a menudo. La mayoría de las veces, no usarás el flash. Esto es lo mejor, ya que se producen fotos más naturales y que inciden menos en el evento. Aún así, mantener el flash disponible permite más libertad. De esta manera, si la oportunidad de hacer una foto que requiere mayor iluminación se presenta ante ti, estarás listo para realizarla. Esto puede suceder muchas veces con los retratos, fotos de grupo o fotos a los conferenciantes.

Si estás tratando de tomar fotos naturales, o en un área donde necesitas permanecer más escondido de lo normal, no uses el flash. Esto hará que los invitados se den cuenta inmediatamente de que estás ahí, e incluso podría distraer al orador en ese momento si es repentino.

  1. Realiza las fotos esenciales pronto

Siempre es mejor tomar fotos de las personas principales del evento y tenerlas aseguradas tan pronto como sea posible. De esta manera, estarás libre para tomar fotos de otros sucesos en caso de que surja algo inesperado que quieras fotografiar.

Pero no te precipites con las fotos por querer hacerlas rápidamente.

La idea de tomar fotos desde el principio es para que puedas concentrarte en hacer tu trabajo aún mejor. Por ejemplo, si tomas una fotografía del CEO de la compañía mientras está caminando pero luego tienes la oportunidad de tomar una mejor foto de él hablando, haz ambas cosas. Todas tus fotos esenciales estarán cubiertas y más tarde podrás determinar cuál encaja mejor.

La lista de lo principal para fotografiar cambiará en cada evento. Aún así, hay algunos elementos esenciales comunes como:

  • Conferenciantes
  • Retratos de altos ejecutivos y fotos de grupo
  • Elementos fijos, como un pastel o una escultura de hielo
  • Invitados
  • El presidente de la corporación...

Aclárloa con el cliente desde el principio para saber si hay otras cosas que realmente quieren que sean fotografiadas.

  1. Habla con los invitados antes de tomarles una foto

Esto es más una muestra de cortesía común que otra cosa. Hablar con los invitados y asistentes antes de tomar tus fotos casi siempre conseguirá que las personas estén más cómodas y dispuestas a ser fotografiadas.

Una simple introducción indicando quién eres, dónde se utilizará la foto, y que fuiste contratado por el evento pondrá en buena disposición a la mayoría de la gente inmediatamente. Puede que te encuentres con una pequeña minoría que no quiere que le tomen una foto, y eso está bien - simplemente sigue adelante y toma fotos de otros invitados.

Si intentas hacer fotos de los invitados, que no sean las fotos espontaneas durante los momentos clave, a menudo algunas personas pueden ponerse incómodas y escabullirse el objetivo de la cámara. Esto tendrá múltiples efectos negativos; tus fotos serán peores por ello, tu reputación y capacidad de hacer a estas personas clientes se verá empañada, y los demás en el evento pueden no querer que les tomes la foto mientras se corre la voz.

Además, sé considerado cuando tomes fotos en el evento. Tu deber es capturar el evento lo mejor posible, pero preferiblemente no a expensas de los asistentes. Si notas que alguien está pasando un mal momento, tratando de mantenerse alejado de la cámara, o en general se siente incómodo con los eventos, no lo fotografíes. Es mejor encontrar otro ángulo para una toma en casos como éste.

  1. Conoce la configuración de tu cámara

Este es un consejo general de fotografía que resulta aún más útil en entornos rápidos como los eventos corporativos. Saber cómo ajustar rápidamente la configuración de tu cámara para lograr la mejor toma posible a través de los ajustes es clave para capturar todo lo interesante del evento.

Durante tu exploración inicial del lugar del evento, es una buena idea desarrollar un ajuste de la cámara con el escenario básico que se ajuste al lugar. De esta manera, puedes volver rápidamente a esta base si necesitas ajustar la apertura o cualquier otro ajuste. La mayoría de las cámaras tienen una manera de guardar rápidamente un grupo de ajustes para este propósito.

Si tienes una cámara de alta gama que puede guardar múltiples configuraciones, considera hacer grupos básicos para fotos comunes. Estos podrían incluir configuraciones para:

  • Retratos
  • Oradores
  • Fotos de grupo

Cuanto más rápido puedas ajustar la configuración de tu cámara, mejor, te permitirá capturar mayor cantidad de grandes fotos.

  1. No tomes fotos de gente comiendo

Esto es algo bastante obvio que puede pasarse por alto ocasionalmente - no fotografíes los tiempos dedicados a comer de ningún evento. A nadie le gusta que le tomen fotos durante la comida, y las bocas abiertas, en general, son casi siempre difíciles y poco atractivas de fotografiar.

En lugar de tomar más fotos en este momento, empieza a editar las fotografías que ya tienes. Reducir las fotos malas y aplicar ediciones rápidas al producto final durante las comidas es una gran manera de aumentar la velocidad de entrega del trabajo final.

Editar sobre la marcha durante los eventos corporativos es una habilidad esencial que se desarrolla con el tiempo. Puedes usar no sólo la hora de la comida para empezar a editar, sino también cualquier descanso en el programa del evento. Mientras no haya una actividad en el momento, normalmente es aceptable sentarse en un rincón y empezar a revisar las fotos. El personal del evento también puede ayudar a alertarte cuando la próxima actividad o suceso esté sucediendo, permitiéndote concentrarte en las tareas que tienes entre manos.

Además, especialmente si es un evento largo, tómate un tiempo para descansar y comer. A menudo puedes pedir tener una comida en el evento durante las negociaciones del contrato, si el día va a ser largo. De lo contrario, llévate un bocadillo u otra comida para picar con la que puedas recuperar energías. Tus fotos y tu profesionalidad sufrirán si no lo haces porque estarás más cansado.

  1. Toma las fotos extra esenciales

Hay muchas fotografías que tendrás que tomar durante el evento. Además de lo esencial que un cliente pueda solicitar, hay algunas personas y sucesos clave que debes capturar lo mejor posible. Entre ellos:

  • Conferenciantes invitados
  • Foto de grupo de todos los asistentes
  • Foto de oradores e invitados juntos
  • Fotos naturales espontáneas
  • Fotografías de acción de los oradores en el escenario
  • Interacciones entre asistentes
  • Fotos de grupo del personal y de los mandos intermedios.
  • Material promocional
  • Recepción y primeras tomas

Esto puede parecer mucho, pero durante el transcurso de todo un evento no lo es tanto. Tómate tu tiempo y consiguelos de manera adecuada e interesante, ya que serán las tomas que a los clientes más les gustarán. Toma varias fotos de cada una de estas fotos esenciales para que puedas elegir las mejores más adelante.

Además, estas fotografías son más probables que se compartan por el cliente y la empresa en Redes Sociales y online. Esta es una gran manera de conseguir que tu nombre se difunda más y posiblemente conseguir futuros eventos para fotografiar.

  1. Entregar rápidamente el trabajo

Este es el consejo más importante a seguir para seguir consiguiendo trabajos de fotografía de eventos corporativos; entregar el trabajo rápidamente. La velocidad del servicio es vital en la fotografía, pero aún más en los eventos corporativos. Con la cantidad que hay, las compañías necesitan tener fotos para atraer el interés lo más rápido posible.

Las corporaciones y organizaciones esperarán una rápida respuesta - a lo sumo, la entrega de las fotos no debería tardar más de 24 horas después del evento. Más tiempo que ese y los clientes perderán bastante del potencial uso de las fotos. Siempre que sea posible, entrega las fotos al final del evento mismo. Editar sobre la marcha es una habilidad esencial para esto.

Si la entrega de las fotografías tarda más de lo previsto, asegúrate de avisar a los clientes. Mantener la comunicación ayudará a resolver los problemas que surjan. Si el problema se convierte en uno grande, considera ofrecer un descuento en tus servicios como compensación. ¡Esto sólo debe hacerse como último recurso!

Negocia con los clientes desde el principio para averiguar cómo les gustaría que se entregaran las fotos. A menudo, una transferencia de archivos es lo mejor. Ya sea a través de una unidad física como una memoria USB o un álbum privado online, asegúrate de que las empresas pueden llegar fácilmente a las versiones de alta calidad de las fotos que tomaste.

Proporciona todas las fotos del evento que creas que son buenas, o que la compañía pueda usar. Luego ellos podrán elegir qué compartir en sus páginas web y online. Una vez que hayas entregado las fotos, envía la factura por tu trabajo y agradéceles la oportunidad de haber colaborado con ellos.

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