Has oído hablar o tienes una ligera idea sobre lo que son los organizadores de eventos, y sigues queriendo ampliar tu conocimiento pero nunca te has tomado el tiempo suficiente para preguntarte a ti mismo (o a alguien de esa profesión) ¿Qué es exactamente lo que hacen?
Un organizador de eventos se encarga de la planificación general y la gestión de todo tipo de eventos desde pequeña hasta gran escala. Estos eventos puede ser fiestas, bodas, viajes de incentivos, teambuilding, eventos de empresa, ferias, conciertos, festivales o grandes convenciones. Los organizadores de eventos trabajan con sus clientes para conseguir que tengan el evento deseado.
Tal vez estás buscando contratar a alguien para que gestione un evento que estás planeando, o estás buscando convertirte en organizador/organizadora de eventos. De cualquier manera, es muy interesante saber qué es exactamente lo que hace un organizador de eventos, para saber si se debe o no contratar a uno, y o si eliges la gestión de eventos como una profesión potencialmente atractiva para ti.
¿Qué tareas realizan los organizadores de eventos?
Muchos creen que el papel de un gestor de eventos es prácticamente el de un organizador de fiestas, sin embargo, hay que hacer muchas más cosas que simplemente encargarse sobre la decoración y las listas de invitados.
Trabajando conjuntamente con los clientes
Antes de que un organizador de eventos pueda comenzar a planificar, organizar y dirigir un evento, debe reunirse primero con el cliente o clientes del evento a desarrollar. Durante la reunión, el gestor de eventos evaluará las necesidades del cliente y formulará una propuesta de cómo se verá y se desarrollará el evento. Esta parte del proceso de un organizador de eventos implica el establecimiento de objetivos, investigación y evaluación de la viabilidad.
De acuerdo con The Balance, hay que considerar hacer las siguientes preguntas cuando te reúnes por primera vez con un cliente y se evalúan sus objetivos:
- Eventos de empresa – ¿El cliente quiere dar a conocer/lanzar un nuevo producto? ¿Es un evento con fines educativos? ¿Es un evento para crear equipo (team-building ) o ¿para ofrecer una oportunidad de socialización entre empleados?
- Eventos Sociales – ¿Será formal o más bien informal? Esto determinará el tipo de catering, decoración y actividades elegidas para el evento.
- Ceremonias o entrega de premios – ¿habrá una alfombra roja? ¿Habrá un cóctel? ¿Se darán discursos? Si es así, ¿de qué duración? ¿Habrá comida y bebida? ¿El público asistente estará sentado?
- Eventos solidarios – ¿Cuál es el objetivo? ¿Hay recaudación de fondos? ¿Estará más centrado en la recaudación de fondos o en difundir y sensibilizar a los asistentes? ¿Cuál debería ser el objetivo principal? ¿Está pensado para los socios o donantes ya existentes, o para atraer a nuevos? Debe buscarse la mejor manera de equilibrar el entretenimiento/diversión con un nivel de seriedad suficiente como para impulsar la causa.
- Networking – ¿El objetivo es que todos se vayan con una cantidad lo mayor posible de nuevos contactos? ¿Cuál es el propósito de las citas? ¿Debería ser un evento general?, o ¿es solo para un grupo reducido (como los ‘aficionados a observar aves’)?
Creando un tema para el evento
Una vez que la visión se ha establecido y el objetivo del cliente está bien definido, un organizador de eventos y su equipo tienen que crear un tema en el que basar todo el evento, incluyendo el tipo de persona a contratar. Todo lo que debe englobar el «tema» incluye: el tipo de actividades y entretenimientos, el tipo de localización, la época del año, la hora del día, la disposición general del evento, si será de pie/sentados, qué comida se servirá, el estilo de vestimenta requerida, el tipo de invitaciones a enviar, y la forma en que se llevará a cabo el marketing.
Contratación y supervisión del personal para el evento
Después de que el director del evento crea una propuesta o la visión del evento, y estos objetivos son aprobados por los clientes, se reunirá con diferentes proveedores, organizadores, localizaciones de eventos y otras empresas para comenzar a cumplir con los diversos preparativos del evento (es decir: proveedores de comida y bebida, iluminación, DJ o grupo musical, permisos adecuados, alojamiento, servicios de asistencia, etc.)
Gestión de Tesoraría/Presupuestos
Un organizador de eventos no solo se ocupa de las diferentes partes operativas del evento, sino que también ayuda a gestionar las finanzas (y trabaja con el cliente para desarrollar un presupuesto realista para el evento.) Uno de los muchos desafíos en la gestión de eventos es trabajar con las limitaciones presupuestarias del cliente.
Cumplimiento de legislaciones y regulaciones
Los organizadores de eventos son responsables de asegurar que el evento organizado cumpla todo tipo de legalidades, incluyendo regulaciones de salud y seguridad.
Apagando fuegos
Los organizadores de eventos son expertos en resolver problemas imprevistos o apagar fuegos… aunque no de incendios reales… pero que se asemejan porque suponen contratiempos e inconvenientes que dificultan el discurrir del evento. Los gestores de eventos supervisan estas incidencias el día de los eventos a medida que ocurren y deben estar allí para resolver cualquier problema, dificultad o desastre en cuanto sucede.
Promoción de eventos
No solo se requiere un gestor para organizar el evento, sino que también se debe encargar de la promoción, el marketing y la publicidad. A menudo el organizador del evento subcontratará a una empresa de marketing para realizar los materiales de promoción como cartelería, fliers, invitaciones, etc. Si un evento es especialmente grande, como el BBK live, por ejemplo, es probable que sea un grupo de organizadores de eventos, y se necesiten varios creativos para marketing y publicidad los que lleven todo el proyecto.
Algunos aspectos del marketing que podrían no parecer obvios en un principio son la creación de sitios web del evento, cuentas en redes sociales, la creación de hashtags originales del evento, la forma en que los asistentes pueden comunicarse con el personal del evento, y si el evento entregará a los asistentes «bolsas con regalos» o merchandising (y si es así, qué anunciantes y que clientes utilizar.)
Día de montaje y desmontaje
El día de un evento, a menudo se puede encontrar al organizador ayudando a su equipo a montar y desmontar equipamientos o la decoración. Los organizadores de eventos ayudan en las preparaciones a su personal y los voluntarios con el programa del día y las tareas, así como el seguimiento de las confirmaciones de los asistentes, ayudando con el registro o la inscripción, y guiando a los clientes en el recorrido final para conseguir su aprobación.
Si quieres ser un organizador de eventos, prepárate para hacer algo de trabajo pesado (literalmente), ya que la mayoría de los directores de eventos terminan ayudando con el montaje de las tiendas, la colocación de mesas y sillas, de arreglos florales, el transporte de accesorios, la decoración, la realización de pruebas de sonido y diversas pruebas de técnicas.
Competencias requeridas para convertirse en un gran organizador de eventos
- Ser muy organizado
- Tener cualidades de liderazgo efectivas
- Saber delegar tareas
- Ser creativo
- Tener capacidad de resolver problemas difíciles bajo presión
- Ser detallista
- Tener fenomenales habilidades de comunicación
- Ser capaz de hacer algo de trabajo físico (ayudando a la instalación, si es necesario)
- Contar con habilidades personales (para desarrollar y mantener las relaciones con los clientes y proveedores)
- Tener capacidad de ajustarse a los presupuestos y de gestionar la tesorería
- Generar confianza, ser el tipo de persona que da su palabra, y que cumple todas las promesas que hace
- Tener seguridad en uno mismo. La gente se sentirá más a gusto con un organizador que exuda confianza, aplomo y un cierto nivel de calma
¿Qué tipo de certificación/estudios se requiere para convertirse en organizador de eventos?
Normalmente, la organización de eventos es una actividad que se aprende con la práctica trabajando, en lugar de forma teórica en clase. Sin embargo, hay certificaciones y títulos oficiales que ayudan en las tareas relacionadas con la gestión de eventos.
Estos son los estudios oficiales más importantes que capacitan para esta profesión. Se trata de ciclos formativos o carreras universitarias.
- Formación en Organización de Eventos
- Formación en Relaciones Públicas y Protocolo
- Formación en Wedding Planner
- Grado en Protocolo y Organización de Eventos
Si estás buscando tomar algunos cursos sobre gestión de eventos para el mercado estadounidense, Event Academy ofrece una gran variedad de cursos, incluyendo una certificación completa. Además tienes toda la información necesaria aquí.
En cualquier caso tienes que tener en cuenta que muchos organizadores de eventos empezaron su carrera trabajando como interinos, voluntarios o en un puesto de nivel inferior. Esto les ha permitido aprender de los mejores.
¿Hay alguna diferencia entre un organizador de eventos y un planificador de eventos?
En la mayoría de los casos, la planificación y la gestión de eventos son muy similares. En la industria se van desarrollando una categorización y nomenclatura de diferentes puestos, basada en las funciones a desarrollar por cada una de las personas que participan en la organización de eventos. Así surgen nombres como organizador de eventos, planificador de eventos, coordinador de eventos, gestor de eventos, planificador de convenciones o administrador de evento. Pero todos ellos son sinónimos.
De hecho, la Oficina de Estadísticas Laborales de EE.UU. ha puesto estos títulos de trabajo bajo una categoría general llamada: meeting, convention, and event planners.
Si estás buscando un trabajo de gestión de eventos en webs de búsqueda de empleo como LinkedIn o Indeed, es probable que encuentres tanto «planificación de eventos» como «gestor de eventos». En la mayoría de los casos, estos trabajos son equivalentes. Sin embargo, algunas empresas ven la planificación de eventos más como un trabajo de tipo pre-evento, mientras que otras empresas ven la planificación de eventos como un paso más de la gestión también (es decir: parte de la organización de eventos.)
Hablando desde un punto de vista puramente técnico, sin embargo, la gestión de eventos y la planificación de eventos están destinados a servir a diferentes funciones, como se indica en sus propios nombres. Los gestores de eventos están destinados a gestionar el evento en su conjunto (a menudo el día de la gestión tiene precedente) mientras que los planificadores de eventos están destinados a planificar la mayor parte del evento con antelación (teniendo menos que hacer el día del evento.)
La clave que hace que todo sea posible y se lleve a cabo
Los organizadores de eventos hacen posible la ejecución de un evento. Son fundamentales en la organización de grandes eventos, e incluso en la organización de eventos a pequeña escala. Si estás buscando contratar a un organizador de eventos, ahora puedes estar seguro de que el costo está más que justificado.
Si estás buscando convertirte en un organizador de eventos profesional, debes saber que si estás armado con el conocimiento y las características que necesitarás para tener éxito, qué tienes la formación requerida, y qué sabrás asumir las responsabilidades del puesto.
A continuación te dejamos un vídeo y unas lecturas recomendadas que ampliará tu visión de la materia:
